Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

Verwerking van poststukken voor het vervangingsproces

Scope – Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die in aanmerking komen voor vervanging.

Het selectieproces is van toepassing op alle analoog inkomende archiefbescheiden van de NVAO. Het resultaat van het selectieproces is dat alle archiefbescheiden die voldoen aan de selectiecriteria, de volgende stappen van het vervangingsproces zullen doorlopen. De selectieprocedure geldt net zo goed voor de uitgaande archiefbescheiden als verrijkte intern opgemaakte archiefbescheiden. De medewerkers zullen aan de hand van de procedurele beschrijving die bescheiden selecteren die het vervangingsproces dienen te doorlopen.

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerkers DIV/Archief in hun rol van postverwerker, registrator, scanspecialist of medewerker archief.

Werkinstructie: Voor de uitvoering van deze procedure zijn twee instructies vastgesteld en de betreffende medewerkers moeten hierop zijn ingewerkt.

Relatie tot handboek: Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

PROCEDURE

• • De medewerker DIV/Archief haalt de poststukken en baliepost op bij de receptie.

• • De medewerker DIV:

  • ○ Neemt de post in ontvangst (reeds voorgesorteerd op organisatie)

  • ○ Sorteert op poststukken die geregistreerd moeten worden en opent alle post (zie werkinstructie postverwerking voor uitzonderingen op te openen en te registreren post)

  • ○ Selecteert de post behorende bij de dossiertypen die zijn ingericht in SWIT of de RMA

  • ○ Zet de datum van ontvangst stempel op het poststuk in de rechterbovenhoek van het document.

  • ○ Voegt de enveloppe bij het poststuk indien er:

    • − sprake is van een bezwaarschrift, zienswijze, ingebrekestelling, WOB verzoek etc.

    • − op het poststuk zelf geen naam en adresgegevens van de verzender staan aangegeven

  • ○ Vraagt bij de afzender het digitale bestand op indien

    • − het poststuk of de bijlage bestaat uit een document in boekvorm, met gelijmde kaft of ringband, zoals bijv. jaarverslagen.

      Wordt dat bestand digitaal verkregen dan wordt dat geregistreerd en opgenomen als digitaal origineel. Het analoge bestand wordt gemarkeerd als kopie en bewaard in de serie van de vervangen originelen van die dag.

  • ○ Beoordeelt of er documenten van waarde zijn voor het cultureel erfgoed. Als documenten een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben juist omdat papier of een ander materiaal de drager is, worden deze papieren documenten wel gescand en opgenomen in het digitale beheersysteem, maar ze worden niet vervangen. Voor een goede beoordeling wordt getoetst op de volgende criteria:

    • − Het jaar van ontstaan van het document

    • − De uiterlijke vorm van het document is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling.

    • − Het document heeft esthetische of artistieke waarde.

    • − Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).

    • − Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

    • − Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

    • − Het document is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

      Deze poststukken worden door de medewerker DIV als cultureel erfgoed in een aparte selectie gesorteerd. Ook wordt een datumstempel van ontvangst geplaatst.

  • ○ Maakt de te vervangen poststukken scanklaar:

    • − ontniet, ontdoet van plastic, ontdoet van gelijmde kaften of spiraalband

    • − controleert of de te vervangen documenten volledig en leesbaar zijn

    • − biedt de poststukken vervolgens ter registratie aan. (zie procedure registratie)

In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Minimale Kwaliteitscriteria

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Valideren van poststukken

Scope – Deze procedure is opgesteld voor het registreren van poststukken ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking).

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een medewerker DIV in de rol van registrator. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is ingewerkt.

Relatie tot het handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

PROCEDURE

Alle documenten komen in aanmerking voor registratie die vanuit de procedure Postverwerking zijn aangeleverd.

Registreren houdt in dat het document wordt gekoppeld in een bestaande zaak of dat er een nieuwe zaak wordt opgestart en dat de gegevens van het document worden vastgelegd. Het registreren omvat alle activiteiten, die nodig zijn om ingekomen, verzonden en interne documenten zodanig in SWIT of de RMA vast te leggen dat deze documenten kunnen worden teruggevonden.

• • De medewerker DIV registreert:

  • ○ ontvangstdatum van document

  • ○ datum van document

  • ○ naam, adres, woonplaats van afzender

  • ○ onderwerp en inhoud

  • ○ kenmerk van document

  • ○ document type

  • ○ artikel

  • ○ soort

  • ○ zaakbehandelaar dan wel verantwoordelijke afdeling

  • ○ overige verplichte metadata uit metadataschema NVAO

Na registratie zet de medewerker DIV het identificatienummer op het document.

In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:

KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Scannen van poststukken

Scope – Deze procedure is opgesteld voor het scannen van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken. (zie proces Postverwerking)

Archiefbescheiden die gedigitaliseerd moeten worden behorende bij interne berichten of uitgaande berichten, doorlopen ook het scanproces. De bescheiden zijn digital born, worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een ‘natte’ handtekening of paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object.

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie inclusief kwaliteitscriteria vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.

Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

PROCEDURE

Scannen met stand-alone scanner

Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 11.

De scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is.

De scanspecialist krijgt de voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken aangeleverd van de registrator die de poststukken heeft geregistreerd.

De scanspecialist bereidt de te vervangen poststukken voor om te scannen.

De poststukken worden alle in kleur gescand.

Het scannen zelf gebeurt op basis van voorgedefinieerde profielen zoals die binnen het scanprogramma zijn aangemaakt.

De scanspecialist bepaalt het betreffende scanprofiel en scant de poststukken volgens de werkinstructie.

Scannen van afwijkende formaten

Poststukken/bijlagen van het formaat groter dan A3 komen in de praktijk niet voor. Indien dit toch mocht gebeuren dan worden poststukken met een lengte tot 3.048 mm via Procedure Scannen gescand. Poststukken die breder dan A3 zijn of langer dan 3.048 mm worden analoog doorgestuurd of, in overleg met de behandelaar, extern gescand.

Scancontrole

Binnen het scanproces zijn er 2 controlemomenten opgenomen waar de scan gecontroleerd wordt op kwaliteit, volledigheid en juistheid.

• 1. Controle tijdens scannen in ‘Capture’ (rol: Scanspecialist)

  Bij de controle in ‘Capture’ wordt er gecontroleerd of de documenten volledig zijn gescand of de scan geen informatiewaarde heeft verloren en dat alles correct is geroteerd.

• 2. Controle in SWIT of de RMA (rol: scanspecialist)

  Na overdracht vanuit ‘Capture’ wordt er in SWIT of de RMA gecontroleerd of het document correct is ingelezen en zichtbaar is.

  De te vervangen fysieke poststukken worden door de medewerker DIV tijdelijk op numerieke volgorde opgeslagen totdat zij kunnen worden vernietigd. (zie procedure vernietiging)

Centraal of decentraal scannen

Het scanproces is centraal georganiseerd.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

MINIMALE KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Plaatsen van digitale poststukken in SWIT of de RMA

Scope – Deze procedure is opgesteld voor het opnemen van digitale poststukken in SIT of de RMA ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking].

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.

Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

PROCEDURE

De overgang van de scanomgeving naar SWIT of de RMA is softwarematig als volgt geregeld:

Na het uitvoeren van de scanactiviteit wordt de scan met de daarbij behorende metadata (hierna te noemen: het bestand) als PDF/A opgeslagen.

Indien nieuwe aanvragen over een vaste lay-out beschikken, worden ook de typen aanvragen herkend. Tijdens de validatie kan er gecontroleerd worden of de gegevens juist zijn herkend en kunnen deze eventueel worden aangepast. Na de validatie van de gescande documenten vindt de verdere afhandeling plaats in SWIT of de RMA.

Na afwikkeling van de overdracht van de scans vindt er een additionele controle plaats door de registrator. Bij deze kwaliteitscontrole wordt er gecontroleerd of de poststukken met alle registratiegegevens correct zijn ingevoerd; betrokkene, afzender, behandelaar, werkproces en dossier. Als dit correct is wordt het digitale origineel doorgestuurd naar de behandelaar voor de volgende stap in het proces. Als het niet correct is wordt het aangepast en alsnog naar de behandelaar doorgestuurd.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Vernietigen van vervangen poststukken

Scope – Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van papieren (fysieke) poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen van de NVAO. Deze procedure heeft betrekking op alle poststukken die succesvol zijn vervangen door digitalisering (zie voor de selectiecriteria de procedure Postverwerking). De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren en worden na 3 maanden vernietigd.

Betrokken functionarissen – Werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden door de medewerker DIV uitgevoerd. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld waarop de betreffende medewerker moet zijn ingewerkt.

Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

PROCEDURE

Nadat de te vervangen papieren documenten zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en als de documenten zijn opgenomen in SWIT of de RMA worden de oorspronkelijke papieren documenten na een periode van drie maanden na digitalisering vernietigd. Deze termijn wordt gehanteerd voor het geval dat een archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor de NVAO en dat het origineel doorgestuurd moet worden (doorzendplicht). Gedurende die periode worden het digitale document als equivalent van het origineel op een speciale (nader te bepalen) plaats opgeslagen.

De Directeur afdeling Nederland is verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van de vervangen fysieke documenten binnen de NVAO.

In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:

KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Regie voeren op wijzigingen

Scope - Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Functionaris of een daartoe aangewezen medewerker. Voor de uitvoering van deze procedure is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:

• • Opleiding op het gebied van Management, Advisering of Bedrijfskunde op minimaal Hbo-niveau

• • Minimaal drie jaar ervaring op het gebied van Management, Advisering of Bedrijfskunde indien iemand niet beschikt over één van de hierboven genoemde opleidingen

• • Interne training onder supervisie van een Change Manager die beschikt over de gevraagde opleiding en/of kwalificatie

Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.

PROCEDURE

De Change Functionaris toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impact analyse opstellen en zorgt er voor dat deze wordt gedocumenteerd.

Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris. Hij/zij is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de fysieke omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.

Voorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting worden door middel van een vertrouwde omgeving en procedure getest en geïmplementeerd.

Bij een organisatorische of technische wijziging zijn de volgende stappen te onderscheiden:

KWALITEITSCRITERIA

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

In deze bijlage zijn de functieprofielen opgenomen van medewerkers die een rol kunnen spelen in het vervangingsproces. Hierin staat omschreven welke taken en kwaliteiten bij de verschillende functies gevraagd worden. Medewerkers kunnen geen rechten aan deze profielen ontlenen. De functieprofielen zijn gebaseerd op het Functiegebouw Rijk. Zie voor de volledige profielen de website (https://functiegebouwrijksoverheid.nl/functiegebouw-html/functiegroep/XXX).

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een informatiekarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een beperkte diversiteit in problematiek

Resultaten

• • bijdragen aan verzamelen, ordenen, rubriceren (classificeren), ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie

• • bibliotheekdocumentatie en archieven actueel en op orde

• • archiefbescheiden gecontroleerd op compleetheid en afdoening

• • inkomende en uitgaande poststukken en documenten geregistreerd en gedigitaliseerd

• • fysieke en digitale dossiers geordend en gevormd

• • bijdragen aan gereed maken voor overdracht NA en/of vernietiging

• • inventarisatie en vernietiging

• • eenvoudige vragen en klachten behandeld

Competenties

• • Luisteren

• • Klantgerichtheid

• • Analyseren

• • Initiatief

• • Integriteit

• • Accuraat werken

• • Zelfontwikkeling

Functie-eisen

Indicatief werk- en denkniveau: VMBO / MBO (niveau 1)

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid aan diversiteit in problematiek

Resultaten

• • informatie verzameld, geordend, gerubriceerd (geclassificeerd), ontsloten en beschikbaar gesteld

• • bibliotheekdocumentatie en archieven actueel en op orde

• • archiefbescheiden gecontroleerd op compleetheid en afdoening

• • inkomende en uitgaande poststukken en documenten geregistreerd en gedigitaliseerd

• • fysieke en digitale dossiers geordend en gevormd

• • dossiers beheerd en gereed gemaakt voor overdracht NA en/of vernietiging

• • inventarisatie en vernietiging

• • vragen en klachten behandeld

Competenties

• • Luisteren

• • Klantgerichtheid

• • Analyseren

• • Initiatief

• • Integriteit

• • Accuraat werken

• • Zelfontwikkeling

Overige kennis en vaardigheden

• • Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer op hoofdlijnen kennen, toepassen en toetsen

• • Hoofdlijnen wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer overdragen aan (interne) klanten

• • Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het beleidsproces en inzicht in de bijbehorende informatiebehoefte

• • Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken, zoals classificatieschema’s, documentaire structuurplannen en thesauri

•

Functie-eisen

Indicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 3)

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid in diversiteit en complexiteit in problematiek

Resultaten

• • bibliotheek- en archiefvoorziening vorm en inhoud gegeven

• • kwaliteitsbewaking van de gegevensverzameling(en) en informatievoorziening geborgd

• • ontwikkelingen gevolgd en informatiebehoefte geïnventariseerd

• • verzamelen, ordenen, rubriceren (classificeren), ontsluiten en beschikbaar stellen gecoördineerd

• • dossiers overgedragen aan en/of (laten) vernietigen

• • vragen en klachten behandeld

• • in werkgroepen geparticipeerd gericht op afstemming, ontwikkeling en/of inrichting van de documentaire informatievoorziening, al dan niet geautomatiseerde beheers- en informatiesystemen en instrumenten

• • intern gebruikers- of beheerdersoverleg op het werkgebied gecoördineerd

• • management- en voortgangsrapportages opgesteld

Competenties

• • accuraat werken

• • analyseren

• • initiatief

• • integriteit

• • klantgerichtheid

• • luisteren

• • zelfontwikkeling

Overige kennis en vaardigheden

• • Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer op hoofdlijnen kennen, toepassen en toetsen

• • Hoofdlijnen wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer overdragen aan (interne) klanten

• • Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het beleidsproces en inzicht in de bijbehorende informatiebehoefte

• • Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken, zoals classificatieschema’s, documentaire structuurplannen en thesauri

Functie-eisen

Indicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 4)

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

Verricht vakspecialistische werkzaamheden op enkele samenhangende afgebakende werkterreinen. Is belast met beleidsadvisering op het vakgebied.

Resultaten

• • Verricht vakspecialistische werkzaamheden op enkele samenhangende afgebakende werkterreinen die voortvloeien uit het geformuleerde beleid en bestaande wet- en regelgeving, waaronder:

  • − het toezien en bewaken van de toepassing van wet- en regelgeving;

  • − het opstellen, uitwerken, toetsen en/ of beoordelen van plannen, aanvragen, rapportages, vergunningen, contracten, trajecten, berekeningen, procedures, dossiers en tekeningen;

  • − het verrichten van analyses en onderzoek en audits en rapporteren hierover.

• • Is belast met beleidsadvisering op het vakgebied, waaronder:

  • − het leveren van een vakinhoudelijke bijdrage aan de totstandkoming en actualisatie van beleid en/of plannen;

  • − het adviseren ten aanzien van procedures en regelingen.

• • Verricht (bestand- en/of archief) beheer werkzaamheden op het vakgebied.

• • Is belast met voorlichting, financieel beheer, correspondentie e.d. op het vakgebied.

• • inhoudelijke ondersteuning bedrijfsvoeringproces door leveren geaggregeerde overzichten, informatie en bijbehorend advies op basis van analyse en integratie van gegevens en leggen van verbanden

• • regulier en operationeel advies voor uitvoering van processen

• • inhoudelijke deelproducten voor lijn(management) en adviseurs ter ondersteuning van bedrijfsvoeringproces

• • procesmatige en procedurele ondersteuning van besluitvorming

Kerncompetenties

• • Klantgerichtheid

• • Analyseren

• • Samenwerken

• • Omgevingsbewustzijn

• • Plannen en organiseren

• • Voortgangscontrole

• • Zelfontwikkeling

Functie-eisen

Indicatief werk- en denkniveau: HBO

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

• • Voorbereiding en advies t.a.v. implementatie en uitvoering bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen:

• • inhoudelijke analyse en advies

• • oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren

• • advies(deel)producten

• • inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen

Resultaten

Opdracht(gever) (Ambtelijk)

• • Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker

• • De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag

Omgeving

• • In- en externe bronnen zijn effectief en efficiënt gebruikt

• • Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt

• • Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen en/of producten

Bedrijfsvoering

• • Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken

• • Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, middelen)

• • De administratie is op orde

Vernieuwen en verbeteren

• • Kennisdeling is geborgd

• • Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe

Competenties

• • analyseren

• • klantgerichtheid

• • omgevingsbewustzijn

• • plannen en organiseren

• • samenwerken

• • voortgangscontrole

• • zelfontwikkeling

Functie-eisen

Indicatief werk- en denkniveau: HBO

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

• • Voorbereiding en advies t.a.v. implementatie en uitvoering bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen:

• • inhoudelijke analyse en advies

• • oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren

• • advies(deel)producten

• • inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen

Resultaten

Opdracht(gever) (Ambtelijk)

• • Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker

• • De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag

Omgeving

• • In- en externe bronnen zijn effectief en efficiënt gebruikt

• • Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt

• • Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen en/of producten

Bedrijfsvoering

• • Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken

• • Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, middelen)

• • De administratie is op orde

Vernieuwen en verbeteren

• • Kennisdeling is geborgd

• • Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe

Competenties

• • analyseren

• • klantgerichtheid

• • omgevingsbewustzijn

• • plannen en organiseren

• • samenwerken

• • voortgangscontrole

• • zelfontwikkeling

Functie-eisen

Indicatief werk- en denkniveau: HBO

Plaats in de organisatie

De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende.

Algemene omschrijving

• • Opstelling informatievoorziening (IV) strategie en beleid

• • Contract en leveranciersmanagement op tactisch niveau

• • Ophalen behoeftes business op tactisch en strategisch niveau

• • Analyseren externe ontwikkelingen (wetgeving, technologie, bedrijfsvoering) en het vertalen van deze ontwikkelingen naar consequenties voor de IV

• • Bewaken projecten portofolio en capaciteitsplanning op tactisch niveau

• • Managen van externe stakeholders en partners binnen IV domein

• • Operationeel aansturen IV/ICT afdeling

Resultaten

Opdracht(gever) (Ambtelijk)

• • Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker

• • De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag

Omgeving

• • In- en externe bronnen zijn effectief en efficiënt gebruikt

• • Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt

• • Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen en/of producten

Bedrijfsvoering

• • Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken

• • Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, middelen)

Vernieuwen en verbeteren

• • Kennisdeling (BISL, ITIL, agile) is geborgd

• • Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe

Competenties

• • Proactief

• • Conceptueel denkvermogen

• • Overtuigingskracht

• • Politiek/ bestuurlijk inzicht

Functie-eisen

• • Indicatief werk- en denkniveau: WO

• • Minimaal 5 jaar ervaring als informatiemanager

De NVAO ondergaat in het vierde kwartaal van 2019 een vernieuwingsslag op het gebied van de technische infrastructuur. Om die reden zullen eerst na de voorgenomen verhuizing in maart 2020 specificaties van de servers als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd.

Voor het huidige DMS geldt:

Naam DMS: Easy Archive

Versie: 6.1

Serverlocatie: cloudopslag Microsoft Azure

Andere technische details: nog in te vullen

Voor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH: MPC5503

Specificaties voor het scangedeelte:

Als software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705

Copyright © 1984-2017 Adobe Systems Incorporated and its licensors. All Rights Reserved. Adobe, the Adobe logo, the Adobe PDF logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners