2. Elektronische aanlevering van gegevens
Het bevoegd gezag is verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen
en instellingen de in dit gegevenswoordenboek opgenomen personele gegevens elektronisch
aan te leveren. In deze bijlage wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen.
De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO, vindbaar
via de volgende link: https://duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp
3. De gegevens
De personele gegevens hebben betrekking op:
-
• −de persoon;
-
• −de arbeidsrelatie;
-
• −de functie en betrekkingsomvang;
-
• −de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten;
-
• −de perioden van verlof.
Het bevoegde gezag levert de volgende gegevens voor alle personen met wie het bevoegde
gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon ook feitelijk werkzaam is bij
een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft:
|
1. Uniek persoonsgebonden nummer of code van het personeelslid
|
|
|
2. Geboortedatum
|
dd/mm/jjjj
|
|
3. Geslachtsaanduiding
|
m/v/onbekend
|
|
4. Peilmaanden waarop deze opgave betrekking heeft
|
Maanden en jaartal opgeven
|
|
5. Organisatienummer bevoegd gezag
|
|
|
6. Organisatienummer school (BRIN-nummer)
|
|
|
7. Volgnummer
|
Een getal dat als volgnummer wordt toegewezen per arbeidsrelatie.
|
|
8. Datum indiensttreding personeelslid
|
|
|
9. Aanduiding aard van de arbeidsrelatie
|
i. Voor onbepaalde tijd,
ii. Voor bepaalde tijd,
iii. Voor bepaalde tijd in verband met vervanging
iv. Personeel niet in loondienst zoals bijvoorbeeld uitzendkracht of zelfstandige
(ook wel genoemd: ‘tewerkstelling zonder benoeming of aanstelling’)
|
|
10. Betrekkingsomvang in fte
|
|
|
11. Functiecategorie
|
Aanduiding van de functie genoemd in bijlage 1 bij de Regeling bezoldiging en toelagen
onderwijspersoneel Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
|
|
12. Salarisschaal en trede in de salarisschaal
|
Zoals genoemd in bijlage 2 bij de Regeling bezoldiging en toelagen onderwijspersoneel
Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
|
|
13. Bruto salaris personeelslid
|
|
|
14. Indien van toepassing een toelage bij het salaris of korting op het salaris
|
i. Niet van toepassing
ii. Bedrag en reden toelage (vul hier de code in van de betreffende toelage, die u
vindt op de website van DUO)
iii. Bedrag en reden korting (vul hier de code in van de betreffende korting die u
vindt op de website van DUO)
|
|
15. Indien van toepassing; einddatum arbeidsrelatie
|
|
|
16. Bovenschoolse functie ja of nee
|
|
|
17. Indien van toepassing opgave van verlof, inclusief ziekteverlof
|
i. Begindatum verlof
ii. Einddatum verlof
iii. Omvang verlof in fte
iv. Aard of soort verlof
|
|
18. Extractiedatum
|
Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.
|
4. Toelichting en bijzondere situaties
4.1. Arbeidsrelatie versus benoeming
Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen
enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit gegevenswoordenboek is een arbeidsrelatie
een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een
aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen
meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden.
Dat betreft de volgende situaties:
A. Benoemingen bij meer dan één instelling
Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen
werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer
dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit
gegevenswoordenboek sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor
de werkzaamheden aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes
van benoeming dan wel arbeidsovereenkomsten zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel
arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon
werkzaam is. De gegevens die op basis van deze regeling geleverd moeten worden, moeten
voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.
B. Benoemingen in meer dan één functie
Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende
arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk
werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van
beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze
functies bij één instelling uitoefent.
4.2. Veranderingen van functie
Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging
van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een
nieuwe arbeidsrelatie.
4.3. Veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging
Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de
regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook
geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen
de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang
in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie
(tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet
deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.
Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding
van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang
apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen
bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.
4.4. Vervanging
Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig
is, wordt dit aangegeven door bij de ‘aard arbeidsrelatie’ de code iii (Voor bepaalde
tijd in verband met vervanging) te vermelden.
4.5. Personeel niet in loondienst
In deze regeling wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming
of aanstelling is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld
worden waarmee een expliciete werknemersrelatie bestaat. Ook personeel in dienst van
derden (zoals uitzend- en payrollbureaus) en zelfstandig personeel (zoals zzp-ers)
dat reguliere werkzaamheden op de school verricht, wordt hier beschouwd als personeel.
Dit wordt aangegeven met de code iv bij de ‘aard arbeidsrelatie’.
4.6. Peilmaand en peildatum
De beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand:
de peilmaand.
Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden
de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties
die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand
van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.
Voor de werktijdfactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang
over de peilmaand geleverd.
4.7. Extractiedatum
De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn
gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het
risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in
elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein
mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over
de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie
aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.
4.8. Volgnummer
Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben
(gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer
is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie
te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie
met het bevoegde gezag te identificeren.
4.9. Begin- en einddatum
Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel
van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van
de regel van toepassing is.
