In het inkoopproces van het COA worden op verschillende momenten verplichtingen met
externe partijen aangegaan. Hiervoor dient men de geldende inkoopprocedures te volgen,
zoals vastgelegd in het inkoopbeleid en de inkoopprocessen. Deze verplichtingen zijn
bindend en mogen uitsluitend worden aangegaan door de functionaris(sen) binnen het
COA die daartoe volmacht hebben verkregen. De toegekende volmachten geven inzicht
aan COA-medewerkers en ook de leverende partij wie wanneer verplichtingen kan en mag
aangaan namens het COA. Dit impliceert ook dat geen van de medewerkers voor of namens
het COA verplichtingen kan en mag aangaan welke het daarvoor vastgestelde drempelbedrag
overstijgen.
Inkopende functionarissen dienen de geldende inkoopprocedures te volgen en zorg te
dragen dat de inkopen voldoen aan alle relevante nationale en internationale wet-
en regelgeving en tot stand komen in overeenstemming met de richtlijnen en gedragscodes
die zijn vastgelegd in het inkoopbeleid van het COA. Ten aanzien van auto’s dienen
altijd de door de Rijksoverheid vastgestelde inkoopregels te worden gehanteerd. De
bevoegde, gevolmachtigde functionarissen dienen alle opdrachten vast te leggen in
schriftelijke overeenkomsten. Het verstrekken van een opdracht vindt plaats op basis
van vooraf opgestelde objectieve, transparante en non-discriminatoire criteria gericht
op de realisatie van de inkoopdoelstellingen van het COA.
De inkoopbevoegdheid binnen het COA is ingedeeld in twee categorieën:
-
1. Het afsluiten van overeenkomsten.
-
2. Het aangaan van verplichtingen, plaatsen en bewaken van bestellingen/opdrachten.
1. Het afsluiten van overeenkomsten
Indien het COA onderkent dat bepaalde goederen of diensten COA-breed frequent worden
ingekocht, kan besloten worden om deze onder te brengen in een overeenkomst. In de
overeenkomst worden de belangrijkste condities (zoals prijzen) voor alle gebruikers
binnen het COA vastgelegd. Ook bestaan procedures om behoeftestellers te faciliteren
in het afroepen uit de betreffende overeenkomst. Onder overeenkomst wordt tevens verstaan:
mantelcontract, mantelovereenkomst, centrale overeenkomst, raamcontract, waardecontract
en/of nadere overeenkomst.
Afsluiten van overeenkomsten:
Voor inkoopactiviteiten met een inkoopwaarde van meer dan € 125.000,– is het betrekken
van de Tender Assurance Board (TAB) verplicht. Een van de leden van het bestuur heeft
zitting in de TAB. In de bestuursvergadering bespreekt het bestuur periodiek de TAB-aanbestedingskalender
met de lopende en aankomende aanbestedingen. Het bestuur besluit over de te starten
aanbestedingen. Het bestuur is bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen, met
inachtneming van met inachtneming van artikel 4 van het Reglement voor het bestuur
van het COA en het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3 van de algemene wet bestuursrecht.
De bevoegdheid om overeenkomsten te ondertekenen is belegd bij:
-
• bevoegdhedenniveau I voorzitter van het bestuur;
-
• bevoegdhedenniveau II bestuur;
-
• bevoegdhedenniveau III lid van het bestuur;
-
• bevoegdhedenniveau IV unitmanager voor overeenkomsten met een totale contractwaarde
t/m € 1.000.000,–;
-
• met inachtneming van het onderstaande:
Bepalingen in relatie tot de Wet COA en het Reglement voor het bestuur van het COA:
-
a.
Meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen:
De bevoegdheid tot het tekenen van meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen
is, nadat het bestuur hierover heeft besloten, belegd bij:
-
• bevoegdhedenniveau I voorzitter van het bestuur;
-
• bevoegdhedenniveau II bestuur;
-
• bevoegdhedenniveau III lid van het bestuur;
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c van het Reglement voor het bestuur van
het COA. Hierin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een besluit
over het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten en/of investeringen, waarvan
het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, inclusief BTW, te boven gaat.
-
b.
Aanbestedingen
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, onder b van het reglement van het
bestuur behoeven aanbestedingen met een voor het COA strategisch belang instemming
van de minister indien de geschatte contractwaarde het bedrag van € 20.000.000,–,
incl. BTW, overstijgt.
2. Het aangaan van verplichtingen, plaatsen en bewaken van bestellingen/opdrachten
Goederen en diensten die door middel van een centrale overeenkomst voor het COA zijn
gecontracteerd, kunnen op eenvoudige wijze worden afgeroepen. Het afroepen van contracten
vindt, conform het inkoopbeleid, plaats via het verplichte bestelsysteem. Prijzen
en voorwaarden liggen vast, de gemachtigde geeft aan hoeveel hij wenst af te nemen
en geeft tevens de details op met betrekking tot levering en facturering. Er mag alleen
besteld worden bij onze gecontracteerde (mantel)leverancier(s). Met deze leveranciers
heeft het COA contracten afgesloten. Indien zij niet kunnen leveren, wordt in samenwerking
met de afdeling Inkoop naar een nieuwe/-alternatieve leverancier gezocht, conform
de regels van het inkoopbeleid.
De grenzen voor het verstrekken van opdrachten buiten centrale overeenkomsten gelden
met inachtneming van artikel 4 lid 3, onder c, van het Reglement voor het bestuur
van het COA. Hierin is bepaald dat instemming van de minister is vereist voor een
besluit over het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten en het doen van
investeringen, waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10.000.000,–, incl BTW,
te boven gaat.
De bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen inclusief vrijgeven van de ATB
(aanvraag tot bestelling), plaatsen en bewaken van bestellingen/opdrachten zijn als
onderstaand:
-
• bevoegdhedenniveau I voorzitter van het bestuur onbeperkt;
-
• bevoegdhedenniveau II bestuur onbeperkt;
-
• bevoegdhedenniveau III lid van het bestuur onbeperkt;
-
• bevoegdhedenniveau IV tot € 750.000,–;
-
• bevoegdhedenniveau V tot € 125.000,–;
-
• bevoegdhedenniveau VI tot € 50.000,–.