Beleidsregel protocollen notariaat

In deze beleidsregel wordt het beleid ten aanzien van het toewijzen van (probleem)protocollen aan (kandidaat-)notarissen, het beheer van protocollen en het wijzigen van vestigingsplaats uiteengezet.

In het Nederlandse rechtsbestel is een belangrijke rol weggelegd voor het notariaat. In de Wet op het notarisambt (Wna) zijn onder meer de benoemingsprocedure, de vereisten waaraan moet worden voldaan om te kunnen worden benoemd tot notaris en de zorg voor het protocol neergelegd. Op grond van artikel 2, eerste lid, van de Wna, houdt het ambt van notaris de bevoegdheid in om authentieke akten te verlijden in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij zulks van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Het vereiste dat bepaalde rechtshandelingen alleen in de vorm van een notariële akte kunnen worden verricht, is met het oog op de rechtszekerheid en rechtsbescherming. De aktes zijn van belang voor de juistheid van openbare registers en het maatschappelijke vertrouwen in het rechtsverkeer. Het originele exemplaar van een notariële akte – de minuut – behoort tot het protocol van de notaris. Het protocol betreft de minuten, notariële verklaringen, registers, afschriften, repertoria en kaartsystemen die onder de notaris berusten. Het beheer van het protocol maakt deel uit van de notariële ambtsuitoefening.

Mede gelet op het belang van notariële akten voor de rechtszekerheid en het rechtsverkeer is het beroep van notaris wettelijk gereglementeerd. De beroepsreglementering bevat onder meer opleidingseisen, titelbescherming, voorbehouden activiteiten, eisen aan de uitoefening van het ambt en tuchtrecht.

Het protocol is in beheer van de notaris die het ambt, waar het beheer van het protocol deel van uitmaakt, voor eigen rekening en risico uitoefent. Indien de notaris overlijdt, defungeert of wijzigt van vestigingsplaats zonder medeneming van zijn protocol, wijst Onze Minister, gehoord de KNB, een notaris aan om het protocol en de overige notariële bescheiden over te nemen. Dit is geregeld in artikel 15 van de Wna. De KNB heeft in de Verordening overdracht protocol nadere regels gesteld over de overdracht van het protocol.1 Vanuit het stelsel van de Wna is bepaald dat het beheer van een protocol altijd bij een notaris moet zijn belegd door middel van toewijzing van het protocol dan wel door waarneming van het protocol door een notaris.

Voor de gevallen waar het uitgangspunt dat de ambtsuitoefening voor rekening en risico van de notaris is voor de individuele opvolgende notaris onredelijk uitpakt, is de KNB in artikel 88a van de Wna opgedragen een financieel vangnet te creëren door de inrichting van een kwaliteitsfonds. De niet verhaalbare, noodzakelijke kosten om een protocol op orde te brengen en daarmee (de continuïteit van) de goede notariële dienstverlening te garanderen, kunnen door dit fonds worden gecompenseerd. Deze compensatie berust bij de KNB vanuit de gedachte dat het notariaat uiteindelijk een collectieve verantwoordelijkheid heeft voor de aan haar exclusief opgedragen ambtelijke taken draagt. Niettemin is en blijft de (gedefungeerd) notaris verantwoordelijk voor de kosten die voortvloeien uit de overname van diens protocol. Er rust dan ook op de notaris die een protocol achterlaat een grote verantwoordelijkheid om zijn of haar protocol tijdig op orde te brengen en goed verzorgd achter te laten.

Regelmatig wordt de vraag gesteld hoe te handelen als een protocol vrijkomt door defungeren van een notaris of wijziging van vestigingsplaats zonder medeneming van het protocol en er nog geen verzoek tot overname is gedaan noch een ondernemingsplan is ingediend waarbij tevens wordt verzocht om toewijzing van het vrijgekomen protocol. Zowel de KNB als de Minister voor Rechtsbescherming achten het wenselijk dat geïnteresseerde kandidaat-notarissen de kans wordt geboden om op basis van het vrijgekomen protocol een benoemingsverzoek en ondernemingsplan in te dienen. Dit betekent dat een vrijgekomen protocol niet automatisch aan een kantoorgenoot of associé wordt toegewezen of aan een notaris die in de nabijheid is gevestigd van de (gedefungeerde) notaris die het protocol achterlaat.

Om kandidaat-notarissen de mogelijkheid te bieden een benoemingsverzoek en ondernemingsplan in te dienen, wordt een redelijke termijn in acht genomen. Bij het vrijkomen van een protocol wordt het protocol daarom tenminste vijf maanden open gesteld en maximaal tien maanden indien zich binnen de vijfmaandstermijn van openstelling van het protocol een kandidaat-notaris heeft gemeld die de benoemingsprocedure moet doorlopen. Dit hangt samen met de geldende termijn voor het doorlopen van de benoemingsprocedure als bedoeld in artikel 8, vijfde lid, van de Wna. In de tussenliggende periode dient een waarnemer te worden benoemd door de Kamer voor het notariaat. Het is de verantwoordelijkheid van de vertrekkend notaris om te zorgen voor een goede waarneming van zijn protocol. Indien zich geen notaris meldt voor overname van het protocol of indien het benoemingsverzoek van een kandidaat-notaris niet tot benoeming leidt, ligt toewijzing van het protocol aan een kantoorgenoot, associé of nabij gevestigde notaris in de rede.

Indien meerdere (kandidaat-)notarissen een verzoek doen om toewijzing van een vrijgekomen protocol of indien zich geen opvolger op het protocol meldt, neemt de Minister voor Rechtsbescherming een gemotiveerde beslissing ten aanzien van de toewijzing van het protocol. Zoals bepaald in artikel 15 van de Wna vindt toewijzing van een protocol niet plaats zonder dat aan de KNB is verzocht een schriftelijk gemotiveerd advies uit te brengen. De KNB heeft dan één maand de tijd om advies uit te brengen. Indien de KNB geen of een – in de ogen van de Minister voor Rechtsbescherming – onvoldoende gemotiveerd advies uitbrengt dan zal de minister het protocol toewijzen. Bij de beslissing tot toewijzing kunnen de volgende overwegingen een rol spelen (opsomming is niet cumulatief en niet limitatief):

• − nabijheid van het notariskantoor in verband met bereikbaarheid van het protocol;

• − specialisatie van het notariskantoor;

• − eerdere betrokkenheid bij het protocol (bijvoorbeeld als waarnemer of kantoorgenoot).

In bijzondere gevallen kan worden afgeweken van de standaard vijfmaandstermijn van openstelling van het protocol. Dit is het geval bij een probleemprotocol of gevallen waarbij door persoonlijke omstandigheden en/of de betrokken belangen van derden snelle overdracht van het protocol noodzakelijk en gewenst is of het voortbestaan van het kantoor wordt gegarandeerd door het protocol over te dragen aan een (nog tot notaris te benoemen) kantoorgenoot. Afwijken van de vijfmaandstermijn geschiedt altijd in overleg met de KNB.

Er is geen wettelijke definitie van het begrip probleemprotocol. De Minister voor Rechtsbescherming en de KNB bepalen of sprake is van een probleemprotocol waarvoor geldt dat de bovengenoemde snelle overdracht noodzakelijk en wenselijk is. Van een probleemprotocol kan in ieder geval sprake zijn als (opsomming is niet cumulatief en niet limitatief):

• − het een solitair kantoor betreft en er nog andere kantoren in dezelfde vestigingsplaats zijn gevestigd;

• − het kantoor onder verscherpt toezicht van het Bureau Financieel Toezicht staat;

• − er sprake is van dalende aantallen akten en dalende omzet;

• − er betalingsachterstand is bij debiteuren (bijvoorbeeld bij de KNB, het Kadaster of een pensioenfonds);

• − gebleken is dat de kantooradministratie niet op orde is;

• − zich problemen voordoen ten aanzien van de verzekerbaarheid van het protocol;

• − er geen geld is voor een waarnemer.

Zoals in onderdeel 3 is beschreven, is het uitgangspunt bij het vrijkomen van protocollen dat hierbij een redelijke termijn in acht wordt genomen. De termijn van vijf tot maximaal tien maanden blijkt in gevallen waarbij sprake is van een probleemprotocol te lang, omdat gedurende die periode extra kosten worden gemaakt door de notaris die het protocol wil overnemen en het protocol waarneemt. Het waar te nemen kantoor moet namelijk openblijven, hetgeen betekent dat de kosten hiervoor doorlopen. Om deze reden is bepaald dat probleemprotocollen versneld, na twee weken openstelling en publicatie op het extranet van de KNB (NotarisNet), kunnen worden toegewezen aan een notaris.

Notarissen krijgen twee weken na de publicatie van het vrijgekomen protocol op NotarisNet de tijd om hun belangstelling schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken op grond van artikel 15 van de Wna. Indien een notaris belangstelling heeft en in aanmerking komt voor toewijzing van het protocol, kan kort na de openstellingstermijn van twee weken het protocol worden toegewezen.

Bij brieven van 3 september 2018 en 20 mei 2019 is de KNB geïnformeerd over het beleid ter zake het wijzigen van vestigingsplaats.

In de praktijk van wijziging van vestigingsplaats kan onderscheid worden gemaakt tussen vier situaties:

• a. wijziging van vestigingsplaats binnen het arrondissement zonder medeneming van het protocol;

• b. wijziging van vestigingsplaats binnen het arrondissement met medeneming van het protocol;

• c. wijziging van vestigingsplaats buiten het arrondissement zonder medeneming van het protocol;

• d. wijziging van vestigingsplaats buiten het arrondissement met medeneming van het protocol.

De huidige wettelijke regeling zoals op genomen in artikel 15 van de Wna ter zake het wijzigen van de vestigingsplaats lijkt onduidelijk over de werkwijze bij de situatie als beschreven onder a. Uit deze bepaling zou onbedoeld de conclusie kunnen worden getrokken dat een notaris moet worden ontslagen en vervolgens weer worden benoemd indien deze binnen het arrondissement van vestigingsplaats wil wijzigen en het protocol wil achterlaten. Dit leverde voor het notariaat een onwenselijke situatie op en voor alle partijen een omslachtige procedure waar geen noodzaak voor is omdat er geen benoemingsvraagstuk aan ten grondslag ligt, maar een vraagstuk ten aanzien van de wijziging van vestigingsplaats en toewijzing van het protocol. Het is niet de bedoeling van de wetgever geweest om in deze specifieke situatie onnodige administratieve lastendruk voor het notariaat te creëren.

Gelet op de onwenselijke neveneffecten van de hiervoor beschreven aparte procedure en de achterliggende doelstellingen van de verschillende procedures, zal voor alle gevallen ter zake wijziging van vestigingsplaats de procedure van de artikelen 10 en 15 Wna worden gevolgd.