De leverancier moet de aanspraak op toepassing van het nultarief aantonen aan de hand
van boeken en bescheiden. In elk geval is vereist dat de leverancier beschikt over
een (kopie)factuur die op naam van de koper is gesteld, of een daarmee gelijk te stellen
origineel bescheid dat, na daartoe te zijn aangeboden, voor uitvoer uit de EU is voorzien
van een visum door een geautomatiseerd systeem van of vanwege de bevoegde autoriteiten
of door een daartoe bevoegde ambtenaar. Dit geldt voor visa afgegeven door de bevoegde
autoriteiten van alle EU-lidstaten (dus ook in zogenoemde transit-situaties waarbij de EU wordt verlaten via een andere
EU-lidstaat dan de EU-lidstaat waar de goederen zijn aangekocht (in dit geval Nederland)).
De leverancier kan de uitvoer ook aantonen aan de hand van een door bemiddeling van
de koper verkregen bewijsstuk waaruit blijkt dat de geleverde goederen in een land
buiten de EU definitief zijn ingevoerd, zoals een afschrift van een in een dergelijk
land gedane definitieve aangifte ten invoer.
In plaats van de verkoopfactuur kan ook een daarmee gelijk te stellen origineel bescheid
dienen (bijvoorbeeld een cheque zoals bedoeld in onderdeel 2.2) als hierop dezelfde gegevens zijn vermeld als op de factuur en de aard en de hoeveelheid
van de goederen duidelijk is vermeld. De hier bedoelde bescheiden dienen uiterlijk
te worden uitgereikt op het moment van levering.
Als op één bescheid meerdere leveringen zijn vermeld die elk afzonderlijk niet voldoen
aan de voorwaarden voor toepassing van het nultarief, kan het nultarief alleen van
toepassing zijn als de op het bescheid vermelde leveringen:
-
− door dezelfde ondernemer zijn verricht;
-
− op dezelfde dag zijn verricht; en
-
− gezamenlijk voldoen aan de voorwaarden voor toepassing van het nultarief.
Op het moment van levering beschikt de leverancier niet over bovengenoemd(e) bescheid(en),
met name niet over een (kopie)factuur die, of een ander bescheid dat, na daartoe te
zijn aangeboden, voor uitvoer uit de EU is voorzien van een visum door een geautomatiseerd
systeem van of vanwege de bevoegde autoriteiten of door een daartoe bevoegde ambtenaar.
Om te bereiken dat hij daarover alsnog de beschikking krijgt, past de leverancier
in de praktijk het nultarief toe door bij de levering wel btw in rekening te brengen,
maar die belasting aan de reiziger terug te geven zodra hij beschikt over alle bescheiden
die noodzakelijk zijn voor toepassing van het nultarief. Daarmee bereikt de leverancier
dat de reiziger zich inspant om het bewijs van uitvoer uit de EU aan hem te doen toekomen.
De leverancier vraagt het btw-bedrag op zijn beurt via de (suppletie)aangifte terug
van de Belastingdienst.
Wanneer de teruggaafprocedure wordt toegepast moet de leverancier op het moment van
levering in elk geval het nummer van het legitimatiebewijs vermelden op de factuur
(of de cheque) van de reiziger die zijn woonplaats of gebruikelijke verblijfplaats
buiten de EU heeft dan wel zich binnen drie maanden buiten de EU gaat vestigen. Op
het moment dat de leverancier de btw terugvraagt van de Belastingdienst moet worden
voldaan aan de hiervoor beschreven voorwaarde(n) voor de toepassing van het nultarief.
Daarbij maakt het geen verschil of de bescheiden door de reiziger zelf aan de leverancier
worden aangeleverd of dat de reiziger gebruik maakt van een faciliterend bedrijf dat
zorgt voor de verzameling van de benodigde bescheiden en deze vervolgens verstrekt
aan de leverancier. De vereiste bescheiden kunnen ook worden gearchiveerd bij een
faciliterend bedrijf mits zij direct beschikbaar zijn en toegankelijk blijven voor
controle bij de leverancier door de Belastingdienst.
Overigens is de terugbetaling van de btw aan de reiziger door de leverancier een civielrechtelijke
aangelegenheid tussen de reiziger en de leverancier.