Administratieverordening gerechtsdeurwaarders

De gerechtsdeurwaarder draagt zorg voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van controlemaatregelen waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en verantwoord, zodat alle opdrachten met de vereiste zorgvuldigheid kunnen worden uitgevoerd.

De gerechtsdeurwaarder die persoonsgegevens verkrijgt, vermeldt in zijn administratie:

• a. de datum waarop hij de gegevens heeft verkregen;

• b. het doel waarvoor hij de gegevens heeft verkregen, en

• c. het gebruik van de gegevens.

De gerechtsdeurwaarder richt zijn administratie zodanig in dat de verslaggeving kan geschieden conform de staten voor de indeling van de balans en de staat van baten en lasten en de voorschriften met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie die door de KBvG worden vastgesteld. Deze staten en voorschriften behoren als bijlagen bij deze verordening.

Van iedere opdracht worden onverwijld de financiële feiten vastgelegd in de financiële (sub)administratie(s) teneinde de financiële rechten en verplichtingen te kennen. Periodiek vindt afstemming plaats van deze registratie(s) met de financiële hoofdadministratie.

De administratie is zodanig dat de gerechtsdeurwaarder zorg kan dragen voor een zorgvuldige bewaring van voor cliënten ontvangen gelden en voor een juiste en tijdige doorbetaling van de door hem geïnde gelden.

• 1 De gerechtsdeurwaarder zorgt voor een sluitend systeem van interne controle op de kasorganisatie.

• 2 De gerechtsdeurwaarder zorgt ervoor dat ontvangen kasgelden onverwijld op de daartoe bestemde bankrekeningen worden doorgestort.

De gerechtsdeurwaarder zorgt ervoor dat maatregelen worden genomen die waarborgen dat:

• a. het juiste bedrag tijdig aan de rechthebbende wordt uitgekeerd;

• b. duidelijkheid bestaat over de wijze waarop zijn eigen kosten met het uit te keren bedrag worden verrekend;

• c. uitgaande declaraties zijn gecontroleerd op rekenkundige juistheid en juiste tariefstoepassing en verschotten, inclusief prijsafspraken, en

• d. verschotten slechts worden gedeclareerd indien daar facturen tegenover staan, dan wel daarvoor wettelijke tarieven gelden.

De (financiële) administratie van het kantoor van de gerechtsdeurwaarder is op zodanige wijze geautomatiseerd dat betrouwbaarheid en continuïteit zijn gewaarborgd.

De gerechtsdeurwaarder zorgt ervoor dat in het verslag van de accountant, bedoeld in artikel 31 van de Gerechtsdeurwaarderswet, tevens wordt aangegeven in hoeverre in opzet is voldaan aan de in deze verordening opgenomen regels.

De gerechtsdeurwaarder zorgt ervoor dat de financiële privé-bescheiden op een zodanige wijze worden gearchiveerd dat hij kan voldoen aan de verplichting tot jaarlijkse opstelling van privé-vermogen zoals neergelegd in artikel 17, eerste lid, van de Gerechtsdeurwaarderswet.

Deze verordening wordt aangehaald als: Administratieverordening gerechtsdeurwaarders.