Hoofdstuk 2. Selectiedoelstelling en Selectiecriteria
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is
dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden
gesteld door blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid.
Daarnaast heeft de zorgdrager uit het oogpunt van bedrijfsvoering er belang bij dat
documenten op het juiste tijdstip worden vernietigd. Te vroeg vernietigen kan schade
veroorzaken bij de uitvoering van een werkproces en te laat vernietigen betekent dat
overvolle archiefruimten ontstaan of kosten worden gemaakt om extra ruimte te creëren.
Bij de selectie van handelingen is binnen het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijnen
(PIVOT) een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied
van toepassing is (zie onderstaand schema). In dit schema zijn alleen de criteria
opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het
Algemeen Rijksarchief. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), gevolgd
door het nummer van het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria
voldoen, zal niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V),
gevolgd door de bewaartermijn. De neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is
niet noodzakelijk voor de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen.
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen van specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct
zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden
bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Uitzonderingscriterium
Ingevolge artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde,
als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen
van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Hoofdstuk 6. Selectielijsten
6.1. Actor: Prophylaxefonds
[01]
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid
betreffende (de besteding van gelden uit) het Prophylaxefonds.
Periode: 1931–1950
Grondslag: Ziektewet (Stb. 1935, 32) artikel 125
Product: Vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 1, 5
[02]
Handeling: Het vaststellen van een huishoudelijk reglement.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde
lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikelen 5 en 7
Product: Huishoudelijk reglement
Opmerking: Deze handeling betreft ook de regelingen inzake het beleggen van gelden.
Waardering: B 1, 5 – huishoudelijke reglementen en correspondentie t.b.v. de vaststelling
door de minister;
V 7 jaar na beëindiging belegging – correspondentie en beleggingsdocumenten
[03]
Handeling: Het houden van een vergadering.
Periode: 1931–1950
Grondslag: Reglement van Orde artikelen 1 t/m 6
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 1, 5
[04]
Handeling: Het geven van informatie m.b.t. het fonds aan de minister van Arbeid, Handel
en Nijverheid en diens rechtsopvolgers.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde
lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikel 9
Product: Correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
[05]
Handeling: Het (jaarlijks) uitbrengen van een verslag aan de minister van Arbeid,
Handel en Nijverheid en diens rechtsopvolgers.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde
lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikel 6
Reglement van Orde, artikelen 9 en 12
Product: Jaarrekening en/of jaarverslag
Opmerking: –
Waardering: B 3
[06]
Handeling: Het voeren van de boekhouding van het fonds.
Periode: 1931–1950
Grondslag: AMVB als bedoeld in artikel 123, tweede en derde lid, en artikel 124, derde
lid, der Ziektewet (Stb. 1931, 2) artikel 7
Reglement van Orde, artikelen 9, 12 en 13
Product: Financiële administratie en financiële verslagen
Opmerking: De genoemde financiële verslagen zijn drie maandelijkse verslagen, niet
de jaarrekening die genoemd is bij handeling 05.
Waardering: V 7 jaar
[07]
Handeling: Het toekennen of afwijzen van subsidie aanvragen en het monitoren van projecten
die gesubsidieerd worden.
Periode: 1931–1950
Grondslag: Ziektewet (Stb. 1935, 32) artikel 125
Product: Correspondentie met subsidieaanvragers en subsidieontvangers
Opmerking: –
Waardering: 10 jaar na afwijzing of vaststelling subsidie van het project
6.2. Actor: Praeventiefonds (Bestuur)
[133.26]
Handeling: Het vaststellen van een reglement voor de werkwijze van het bestuur van
het Praeventiefonds.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 5
Besluit beheer Praeventiefonds (Stb. 1994, 10) artikel 3
Product: Reglement
Opmerking: –
Waardering: B 5
[08]
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, coördineren en evalueren van het beleid
betreffende (de besteding van gelden uit) het Praeventiefonds.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 259) artikel 3 lid 1
Product: Beleidsnota’s, bestuursnotulen, beleidsregels, (onderzoeks)programma’s
Opmerking: Onder deze handeling worden onder andere verstaan vergaderstukken en besluiten
van het bestuur of door het bestuur ingestelde commissies inzake het algemeen beleid
en inzake criteria voor de beoordeling van aanvragen voor subsidies.
Waardering: B 1
[09]
Handeling: Het toekennen of afwijzen van subsidie aanvragen en het monitoren van projecten
die gesubsidieerd worden.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 259) artikel 1 lid 1 en artikel
3 lid 1
Product: Correspondentie met subsidieaanvragers en subsidieontvangers
Opmerking: –
Waardering: 10 jaar na afwijzing of vaststelling subsidie van het project
[13]
Handeling: Het al dan niet toekennen van gelden als tegemoetkoming in de kosten van
voeding van tuberculoselijders, die als verzekerden zijn ingeschreven bij de afdeling
Verplichte Verzekering van de Algemene Ziekenfondsen en die niet worden verpleegd
in een sanatorium voor tuberculoselijders of in een andere inrichting voor verpleging
van zieken.
Periode: 1950–1957
Grondslag: Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 259) artikel 7 lid 2
Wijziging van de Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1954, 636)
Wijziging van de Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1956, 234)
Wijziging van de Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1957, 86)
Product: Vergaderverslagen en correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
[14]
Handeling: Het terugstorten van het ongebruikte gedeelte van de gelden ten behoeve
van de tegemoetkoming in de kosten van voeding van tuberculoselijders, die als verzekerden
zijn ingeschreven bij de afdeling Verplichte Verzekering van de Algemene Ziekenfondsen
en die niet worden verpleegd in een sanatorium voor tuberculoselijders of in een andere
inrichting voor verpleging van zieken.
Periode: 1950–1957
Grondslag: Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 259) artikel 7 lid 2
Wijziging van de Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1954, 636)
Wijziging van de Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1956, 234)
Wijziging van de Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1957, 86)
Product: Financiële overzichten, betaalopdrachten
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar
[15]
Handeling: Het houden van een vergadering.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Concept bestuursreglement d.d. 3 februari 1960, artikelen 1, 2 en 3
Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 2
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 2
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 1, 5
[16]
Handeling: Het instellen van commissies die de besluitvorming door het bestuur voorbereiden.
Periode: 1950–1997
Grondslag: Concept bestuursreglement d.d. 3 februari 1960, artikel 8
Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 8
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 10
Product: Instellingsbeschikkingen en taakbeschrijving
Opmerking: –
Waardering: B 4
[17]
Handeling: Het benoemen van leden en plaatsvervangend leden van door het bestuur ingestelde
commissies.
Periode: 1950–1997
Grondslag: Concept bestuursreglement d.d. 3 februari 1960, artikel 8
Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 8
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 10
Product: Benoemingen
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
[23]
Handeling: Het toekennen van een vergoeding voor reis- en verblijfskosten voor leden
en plaatsvervangend leden van het bestuur.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 3 lid 1
Bestuursreglement d.d.12 januari 1994, artikel 19
Product: Declaratieformulieren en betaalopdrachten
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar
[24]
Handeling: Het toekennen van vacatiegelden en een vergoeding voor reiskosten voor:
– niet-ambtelijke leden en de niet-ambtelijke plaatsvervangende leden van het bestuur;
– leden en plaatsvervangend leden van door het bestuur ingestelde commissies’.
Periode: 1950–1997
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 3 lid 2
Bestuursreglement d.d.12 januari 1994, artikel 20
Product: Declaratieformulieren en betaalopdrachten
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar
[25]
Handeling: Het in en buiten rechten vertegenwoordigen van het Praeventiefonds.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Reactie van de minister d.d. 23 januari 1951 op concept reglement van orde
Verzoek om goedkeuring wijziging reglement van orde d.d. 9 januari 1957
Wet op het Praeventiefonds artikel 1 lid 3 (ingevoegd bij wet van 18 december 1957
tot wijziging van de Wet op het Praeventiefonds)
Product: Aanwijzingen van bestuursleden
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
[26]
Handeling: Schriftelijke mededeling over genomen besluiten aan de minister waaronder
Volksgezondheid ressorteert.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Wet op het Praeventiefonds artikel 4
Product: Correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
[27]
Handeling: Het uitbrengen van verslag aan de minister waaronder Volksgezondheid ressorteert
over de activiteiten van het Praeventiefonds.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 7
Besluit beheer Praeventiefonds (Stb. 1994, 10) artikel 4 lid 1
Product: Jaarverslagen, jaarrekeningen, tussentijdse verslagen en correspondentie
Opmerking: –
Waardering: B 3
[28]
Handeling: Het (desgevraagd) verstrekken van inlichtingen aan de minister waaronder
Volksgezondheid ressorteert.
Periode: 1950 –1998
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 7
Besluit beheer Praeventiefonds (Stb. 1994, 10) artikel 4 lid 2
Product: Correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
[31]
Handeling: Het aanwijzen van bankinstellingen voor het in deposito geven van gelden.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 14
Product: Correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar na beëindiging aanwijzing
6.3. Actor: Praeventiefonds (CVV)
[10]
Handeling: Het adviseren van het bestuur over de besteding van gelden.
Periode: 1950–1997
Grondslag: Wet op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 259) artikel 1 lid 1 en artikel
3 lid 1
Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 10
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 11
Bron: Vergaderverslagen bestuursvergaderingen
Jaarverslagen
Product: Adviezen van de commissie aan het bestuur en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
[18]
Handeling: Het houden van een vergadering van de CVV.
Periode: 1950–1997
Bron: Vergaderstukken
Vergaderverslagen
Adviezen aan het bestuur
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
6.4. Actor: Praeventiefonds (WAC)
[11]
Handeling: Het adviseren van het bestuur over de besteding van gelden.
Periode: 1965–1997
Bron: Vergaderverslagen bestuursvergaderingen
Jaarverslagen
Product: Adviezen van de commissie aan het bestuur en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
[19]
Handeling: Het houden van een vergadering van de WAC.
Periode: 1965–1997
Bron: Vergaderstukken
Vergaderverslagen
Adviezen aan het bestuur
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
6.5. Actor: Praeventiefonds (Beleggingscommissie)
[29]
Handeling: Tijdelijke belegging van beschikbare gelden.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 5
Concept bestuursreglement d.d. 3 februari 1960, artikelen 11 en 12
Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 12
Besluit beheer Praeventiefonds (Stb. 1994, 10) artikel 3 lid 2
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 13
Product: Beleggingsdocumenten en correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar na beëindiging belegging
6.6. Actor: Praeventiefonds (Zware begeleidingscommissie TNO-PG)
[12]
Handeling: Het adviseren van het bestuur over de besteding van gelden.
Periode: 1994–1997
Bron: Vergaderverslagen bestuursvergaderingen
Jaarverslagen
Product: Adviezen van de commissie aan het bestuur en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
[20]
Handeling: Het houden van een vergadering van de Zware begeleidingscommissie TNO-PG.
Periode: 1994–1997
Bron: Vergaderstukken
Vergaderverslagen
Adviezen aan het bestuur
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
6.7. Actor: Praeventiefonds (Werkgroep ziekenhuisinfecties)
[21]
Handeling: Het houden van een vergadering van de Werkgroep ziekenhuisinfecties.
Periode: 1995
Bron: Vergaderstukken
Vergaderverslagen
Adviezen aan het bestuur
Product: Vergaderstukken en vergaderverslagen
Opmerking: –
Waardering: B 5
6.8. Actor: Praeventiefonds ( Bureau)
[133.34]
Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen.
Periode: 1950–1998
Grondslag: –
Product: Brieven, notities
Opmerking: –
Waardering: V 3 jaar
[22]
Handeling: Het administratief voorbereiden en afronden van vergaderingen van het bestuur,
commissies en werkgroepen.
Periode: 1950–1998
Bron: Archiefbescheiden
Product: Datumbriefjes, uitnodigingen en presentielijsten
Opmerking: –
Waardering: Datumbriefjes V 1 jaar
Uitnodigingen en presentielijsten V 7 jaar
[30]
Handeling: Tijdelijke belegging van beschikbare gelden.
Periode: 1996–1998
Grondslag: Besluit op het Praeventiefonds (Stb. 1950, K 357) artikel 5
Bron: Jaarverslagen
Oud-medewerker Praeventiefonds
Product: Beleggingsdocumenten en correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar na beëindiging belegging
[32]
Handeling: Het in deposito geven van gelden zodra het tegoed bij de Rijkspostcheque-
en girodienst meer bedraagt dan ƒ 10.000,–.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 14
Product: Deposito bewijzen, correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar na beëindiging deposito
[33]
Handeling: Het voeren van de boekhouding van het Praeventiefonds.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 13
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 15
Product: Ingekomen en uitgaande facturen, bank- en giroafschriften, begroting, correspondentie
Opmerking: –
Waardering: V 7 jaar
[34]
Handeling: Het periodiek verstrekken van financiële overzichten aan het bestuur en
de Commissie van Voorbereiding.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 14
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 16
Product: Financiële overzichten
Opmerking: Dit betreft niet de jaarrekening
Waardering: V 7 jaar
[35]
Handeling: Het jaarlijks verslag uitbrengen over de werkzaamheden aan het bestuur.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 15
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 17
Product: Rekening van baten en lasten, balans, accountantsrapport, jaarverslag, jaarrekening
Opmerking: –
Waardering: Jaarrekening en jaarverslag B 3
Overige stukken V 7 jaar
[36]
Handeling: Het bijhouden van de administratie.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 13
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 15
Product: Projectadministratie
Opmerking: –
Waardering: 10 jaar na vaststelling subsidie project
[37]
Handeling: Het bijhouden van het archief.
Periode: 1950–1998
Grondslag: Bestuursreglement d.d. december 1971, artikel 13
Bestuursreglement d.d. 12 januari 1994, artikel 15
Product: Richtlijnen t.b.v. de archivering, postregistratie in een kaartenbak, postregistratie
in het programma Prelib
Opmerking: –
Waardering: Postregistratie V 5 jaar
Richtlijnen V 20 jaar na vervallen
[38]
Handeling: Het betalen aan het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds van een door de Pensioenraad
vast te stellen schadeloosstelling als gevolg van opneming als deelgerechtigden in
het Algemeen Burgerlijk pensioenfonds van de personen, die op 1 januari 1962 in dienst
waren van het bestuur van het Praeventiefonds.
Periode: 1964
Grondslag: Wet van 11 maart 1964 tot wijziging van de Wet op het Praeventiefonds en
de Pensioenwet 1922, artikel III lid 1 en lid 2
Product: Betalingen en bewijzen van deelname aan het pensioenfonds
Opmerking: –
Waardering: V 75 jaar na geboortedatum
[39]
Handeling: Het inkopen van diensttijd sedert 1 augustus 1929 doorgebracht in dienst
van de fondsen genoemd in artikel 6 van de Wet op het Praeventiefonds.
Periode: 1964
Grondslag: Wet van 11 maart 1964 tot wijziging van de Wet op het Praeventiefonds en
de Pensioenwet 1922, artikel III lid 3
Product: Betalingen en bewijzen van deelname aan het pensioenfonds
Opmerking: –
Waardering: V 75 jaar na geboortedatum
[40]
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden-
en personeelsbeleid.
Periode: 1950–1998
Bron: Archiefbescheiden
Product: Personeelsdossiers, uitvoeringsregelingen, procedures
Opmerking: De voorzitter en secretaris werden door de minister benoemd, maar het personeelsdossier
werd bijgehouden door het bureau
Waardering: Personeelsdossiers V 75 jaar na geboorte
Uitvoeringsregelingen en procedures V 6 jaar na beëindiging
[41]
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het huisvestingsbeleid en
(gebruiks)goederenbeheer.
Periode: 1950–1998
Bron: Archiefbescheiden
Product: Correspondentie, notities, rapporten, productbeschrijvingen en contracten
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
Contracten 10 jaar na beëindiging
[42]
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van het beleid betreffende automatisering
en telecommunicatie.
Periode: 1950–1998
Bron: Archiefbescheiden
Product: Correspondentie, notities, rapporten, productbeschrijvingen en contracten
Opmerking: –
Waardering: V 10 jaar
Contracten 10 jaar na beëindiging
[43]
Handeling: Het (namens het bestuur) onderhouden van contacten.
Periode: 1950–1998
Bron: Archiefbescheiden
Product: Correspondentie m.b.t. felicitaties, condoleance betuigingen, beterschapwensen,
etc.
Opmerking:
Waardering: V 3 jaar