-
1.
Archiefbeherend onderdeel: een organisatieonderdeel van het kerndepartement of een buitendienst dat specifiek
als taak heeft om werkzaamheden te verrichten die gericht zijn op het beheer van documentaire
informatie.
-
2.
Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995 of indien dit besluit is ingetrokken, het dan geldende Archiefbesluit.
-
3.
Archiefvormend onderdeel: het kerndepartement of een buitendienst dat op basis van zijn taakuitoefening afzonderlijk
documentaire informatie verzamelt, ontvangt, creëert, verzendt of beheert.
-
4.
Archiefwet: de Archiefwet 1995 of indien deze wet is ingetrokken, de dan geldende Archiefwet.
-
5. Buitendienst:
-
1° een in het Organisatiebesluit VWS genoemde dienst of instelling die niet tot het kerndepartement behoort;
-
2° een in het Organisatiebesluit VWS genoemd secretariaat van een raad of commissie, alsmede
-
3° een niet in het Organisatiebesluit VWS genoemd secretariaat van een door de minister ingestelde commissie dat berust bij
een ambtenaar van een buitendienst als bedoeld onder 1° of 2°.
-
6.
Conversie: het overzetten van digitale documentaire informatie naar andere programmatuur met
behulp van standaardprogrammatuur met behoud van authenticiteit.
-
7.
Document: geheel van samenhangende gegevens die op een fysieke of elektronische gegevensdrager
zijn vastgelegd.
-
8.
Documentair informatiemanagement: de werkzaamheden die tot doel hebben de documentaire informatie in goede, geordende
en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
-
9.
Documentaire informatie:
-
1° alle documentaire informatie, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of
opgemaakt en specifiek voor het ministerie bestemd;
-
2° alle documentaire informatie, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen
of opgemaakt door instellingen of personen, waarvan rechten of functies op het ministerie
zijn overgegaan;
-
3° alle documentaire informatie, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met
of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats
zijn opgenomen om daar te berusten;
-
4° reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats
zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde documentaire informatie of welke op
grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.
-
10.
Dossier: samenhangend geheel van documentaire informatie dat betrekking heeft op de behandeling
van een specifieke zaak of werkproces.
-
11.
Drager: fysiek of digitaal opslagmedium waarop of waarin gegevens zijn vastgelegd.
-
12.
Duurzaamheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van documentaire
informatie is gewaarborgd om noemenswaardige achteruitgang te voorkomen en tegen te
gaan.
-
13.
Emulatie: methode waarbij de technische omgeving softwarematig wordt nagebootst die noodzakelijk
is voor het uitvoeren van oude programma's.
-
14.
Informatiesysteem: een systeem waarin documentaire informatie geregistreerd, opgeslagen, bewerkt, geraadpleegd
en beheerd wordt.
-
15.
Kerndepartement:
-
a. het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoals omschreven in het Organisatiebesluit VWS, met uitzondering van de in het Organisatiebesluit VWS genoemde diensten, instellingen,
raden en commissies,
-
b. de secretariaten van door de minister ingestelde commissies die niet zijn genoemd
in het Organisatiebesluit VWS en waarvan het secretariaat berust bij een ambtenaar van het kerndepartement.
-
16.
Metagegevens: gestructureerde gegevens voor het beheer en de ontsluiting van documenten, dossiers
en andere entiteiten.
-
17.
Migratie: het overzetten van digitale documentaire informatie naar een ander digitaal informatiesysteem
met behulp van speciale computerprogrammatuur met behoud van authenticiteit.
-
18.
Minister: de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
-
19.
Ministerie: het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
-
20.
Organisatiebesluit VWS: het Organisatiebesluit VWS 2012 of indien dit besluit is ingetrokken, het dan geldende Organisatiebesluit VWS.
-
21.
Organisatieonderdeel: een directie, afdeling, programma, tuchtcollege of ander onderdeel van het kerndepartement
of van een buitendienst.
-
22.
Overdracht: het overdragen van documentaire informatie van een organisatieonderdeel van het ministerie
aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.
-
23.
Selectielijst: een formeel vastgesteld overzicht dat dient als wettelijke grondslag voor de waardering,
selectie en de vernietiging of overbrenging van documentaire informatie.
-
24.
SG: de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport respectievelijk
de pSG indien taken aan de pSG zijn opgedragen.
-
25.
Vervanging: de digitale reproductie van documentaire informatie waarbij de oorspronkelijke papieren
documentaire informatie wordt vernietigd en de inhoud in digitale vorm behouden blijft.
-
26.
Werkproces: een complex van samenhangende activiteiten gericht op de uitvoering van een taak
van de organisatie.