2. Selectieprocedure, financiële middelen, verdeling daarvan en tijdpad
2.1. Beoordeling in twee fasen
Op de subsidieverstrekking in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024
zijn de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 onverkort van toepassing. Daarnaast gelden bij de beoordeling van de subsidieaanvragen
en de verdeling van de beschikbare middelen de in dit subsidiebeleidskader neergelegde
beleidsregels.
Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid
tot overheid’ 2020–2024 dient een aanvraag te voldoen aan de formele vereisten zoals
vermeld in hoofdstuk 4.
Aanvragen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024
worden vervolgens beoordeeld in twee fasen:
-
1. Drempeltoets deel A, toets track record en toets kwaliteit conceptnotitie. Zie hoofdstuk 5 voor een volledige toelichting
op de drempeltoets deel A, hoofdstuk 6 voor een toelichting op de toetsing van het
track record en hoofdstuk 7 voor een toelichting op de inhoudelijke toetsing van de conceptnotitie;
-
2.
-
a) Drempeltoets deel B en toets kwaliteit volledig voorstel. Zie hoofdstuk 5 voor een
volledige toelichting op de drempeltoets deel B en hoofdstuk 7 voor een toelichting
op de inhoudelijke toetsing van het volledige voorstel.
-
b) Beoordeling organisatorische capaciteit en integriteitsbeleid.
2.1.1. Beoordeling in fase 1
De eerste fase betreft de beoordeling van de ingediende aanvragen op grond van de
drempelcriteria van drempeltoets deel A, de criteria ten aanzien van het track record en de criteria met betrekking tot de kwaliteit van een conceptnotitie (volgens het
sjabloon opgenomen in appendix 2 bij deze bijlage) waarin geschetst wordt wat de doelstellingen
en administratieve kenmerken (budget, duur, etc.) van het project zijn en welke partners
betrokken zijn.
i. Drempeltoets deel A
Zowel de aanvrager/penvoerder en alle mede-indieners, als het project waarvoor subsidie
wordt gevraagd, dienen ten minste te voldoen aan de drempelcriteria (zie hoofdstuk 5) om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader
van het Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024. Bij het niet voldoen aan één (of
meer) van de drempelcriteria zal de aanvraag worden afgewezen en niet verder worden
beoordeeld.
De drempelcriteria zullen in twee fasen worden getoetst. Om de conceptnotitiefase
zo licht mogelijk te houden zullen in de drempeltoets deel A alleen die zaken getoetst
worden die voor die fase van de beoordeling essentieel zijn. De drempeltoets deel
B wordt in fase 2 gedaan voor die voorstellen die na de inhoudelijke toets van de
conceptnotitie in aanmerking komen om uitgewerkt te worden tot een volledig voorstel.
ii. Track record
Van alle aanvragen die voldoen aan de drempeltoets deel A zal het track record worden
beoordeeld op grond van de criteria met betrekking tot het track record (zie hoofdstuk
6). De aanvrager/penvoerder en alle mede-indieners dienen ten minste te voldoen aan
deze criteria om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van
het Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024. Aanvragen die hieraan niet voldoen worden
afgewezen en niet verder beoordeeld.
iii. Kwaliteit conceptnotitie
Indien voldaan is aan de drempelcriteria deel A en de criteria m.b.t. het track record,
zal de aanvraag inhoudelijk worden getoetst aan de hand van de inhoudelijke criteria m.b.t. de kwaliteit van de conceptnotitie (zie hoofdstuk 7). Om in aanmerking te
kunnen komen voor selectie voor uitwerking tot een volledig voorstel zal een conceptnotitie
van goede kwaliteit moeten zijn (zie paragraaf 2.3).
iv. Selectie voor uitwerking volledig voorstel
Aan de hand van de rangschikking van de aanvragen op basis van de beoordeling van
de kwaliteit van de conceptnotities en de beschikbare middelen zal een selectie worden
gemaakt van aanvragen die in aanmerking komen voor uitwerking tot een volledig voorstel,
daarbij rekening houdend met een evenwichtige spreiding van de beschikbare middelen
over de (sub)thema’s, de twee doelregio’s (de pre-accessieregio en de AA- en CEPA-landen)
en de doellanden. Er worden aanvragen geselecteerd totdat de aangevraagde bedragen
gezamenlijk optellen tot maximaal een bedrag van EUR 15 miljoen.
De indieners van deze geselecteerde aanvragen zullen worden uitgenodigd om in de tweede
fase een volledig voorstel uit te werken. Dit volledige voorstel dient in lijn te
zijn met de conceptnotitie.
2.1.2. Beoordeling in fase 2
Fase 2.a
i. Drempeltoets deel B
Alle tijdig ingediende volledige voorstellen zullen worden beoordeeld op grond van
de drempelcriteria van drempeltoets deel B (zie hoofdstuk 5). Bij het niet voldoen
aan één of meer van deze criteria zal de aanvraag worden afgewezen en niet verder
beoordeeld.
ii. Kwaliteit volledig voorstel
Indien voldaan is aan de drempelcriteria deel B, zal de aanvraag inhoudelijk worden
getoetst aan de hand van de inhoudelijke criteria m.b.t. de kwaliteit van het volledig voorstel (zie hoofdstuk 7). Om in aanmerking
te kunnen komen voor subsidie zal een volledig voorstel van goede kwaliteit moeten
zijn (zie paragraaf 2.3).
Aan de hand van de rangschikking van de aanvragen op basis van de beoordeling van
de kwaliteit van de volledige voorstellen en de beschikbare middelen zal een selectie
worden gemaakt, daarbij rekening houdend met een evenwichtige spreiding van de beschikbare
middelen over de (sub)thema’s, de twee doelregio’s (de pre-accessieregio en de AA-
en CEPA-landen) en de doellanden. Hieruit vloeit een voorlopige selectie van te honoreren
aanvragen voort.
Fase 2.b
Op grond van artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken, komen voor subsidie alleen in aanmerking rechtspersonen die in staat zijn tot een
adequaat financieel beheer en die door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de
activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering
van de activiteiten kunnen waarborgen.
Tevens dient de aanvrager aan te tonen aan dat hij, en in geval van een alliantie
ook zijn mede-indieners, een integriteitsbeleid heeft, dan wel hebben vastgesteld.
De aanvrager toont aan dat hij, en in geval van een alliantie ook zijn mede-indieners,
procedures heeft, dan wel hebben ingevoerd om aan dat beleid toepassing te kunnen
geven. Dit integriteitsbeleid en deze procedures zijn er om ernstige vormen van grensoverschrijdend
gedrag, daaronder begrepen seksuele misdragingen, jegens medewerkers en derden bij
de uitvoering van de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft door de penvoerder,
de mede-indieners en de door hen ingeschakelde partijen, zo veel mogelijk te voorkomen,
in voorkomend geval te onderzoeken, met passende maatregelen zo spoedig mogelijk te
doen beëindigen en de gevolgen daarvan te mitigeren. De procedures zijn zodanig ingericht
dat een tijdige melding van incidenten aan de minister is gewaarborgd.
Op beide vereisten (capaciteit en integriteit) worden middels de Organisational Risk
and Integrity Assessment (ORIA) alleen aanvragen getoetst van aanvragers wier aanvraag
aan de drempeltoets deel A en deel B en aan de criteria met betrekking tot het track
record voldoet en op grond van de uitkomsten van de beoordeling volgens de inhoudelijke
criteria van zowel fase 1 als 2.a in aanmerking kan komen voor subsidie. Deze aanvragers
worden daarna door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de gelegenheid gesteld
om binnen een daarbij voorgeschreven periode de voldoende kwaliteit van hun organisatorische
capaciteit en hun integriteitsbeleid aan te tonen. Indien beiden van voldoende kwaliteit
blijken te zijn, komt hun aanvraag in aanmerking voor subsidie. Zo niet, dan wordt
de aanvraag afgewezen. Ook indien de gevraagde aanvullende informatie benodigd voor
de toets op capaciteit en integriteit niet of niet tijdig wordt aangeleverd, wordt
de aanvraag afgewezen.
De voor de toetsing van de organisatorische capaciteit en integriteit benodigde ORIA
of PARTOS ISO-9001 certificering hoeft dus nog niet direct bij het indienen van de
conceptnotitie of volledige aanvraag te worden overgelegd. Er is voor deze werkwijze
gekozen om geen ongelijk speelveld te creëren voor aanvragers die hier (nog) niet
over beschikken. De termijn die geboden wordt om de organisatorische capaciteit en
het integriteitsbeleid aan te tonen zal zeer kort zijn, maximaal 10 werkdagen, teneinde
de definitieve besluitvorming te kunnen afronden volgens het in paragraaf 2.5 opgenomen
schema. U dient hierop dus voorbereid te zijn. In de toelichting in appendix 8 kunt
u zien wat er in uw situatie wordt verwacht en welke bescheiden u dient te overleggen
indien uw aanvraag de drempeltoets en de inhoudelijke toets doorstaat.
2.2. Beschikbare middelen, financiële begrenzing projecten en tijdvak uitvoering
activiteiten
Het subsidieplafond voor Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024 bedraagt EUR 9 miljoen.
Een subsidie voor een project in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024
zal minimaal EUR 500.000 en maximaal EUR 2 miljoen bedragen. De looptijd van een project
kan variëren tussen de twee en vier jaar, moet binnen het tijdvak van 1 mei 2020 tot
en met 30 oktober 2024 vallen en met dien verstande dat projecten niet later dan 1
oktober 2020 mogen beginnen.
2.3. Selectie aanvragen en verdeling beschikbare middelen
Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid
tot overheid’ 2020–2024 geldt dat een aanvraag moet voldoen aan alle drempelcriteria
en aan de criteria ten aanzien van het trackrecord en dat de kwaliteit van zowel de
conceptnotitie als het volledige voorstel ten minste goed (minimaal 70% van het maximaal
aantal te behalen punten) moet zijn.
De beoordeling van de aanvragen en de toekenning en verdeling van de beschikbare middelen
vindt plaats via een tender: van alle aanvragen die voldoen aan de maatstaven van
deze beleidsregels, wordt de kwaliteit beoordeeld volgens dezelfde criteria. De aanvragen
worden gerangschikt op basis van de uitkomsten van deze beoordeling. De aanvragen
die het beste voldoen aan de criteria komen als eerste voor subsidie in aanmerking.
Daarna volgen nummer 2, 3 etc. tot de beschikbare middelen zijn uitgeput.
De verdeling van de beschikbare middelen vindt derhalve plaats op grond van de kwaliteit
van de ingediende aanvragen zoals beoordeeld aan de hand van de in deze beleidsregels
opgenomen maatstaven. Bij de verdeling van de beschikbare middelen wordt gestreefd
naar een redelijke verdeling van de middelen over activiteiten in de twee doelregio’s.
Ook streeft de minister naar een redelijke spreiding van middelen over de doellanden
genoemd in paragraaf 3.1.3 en de (sub)thema’s genoemd in paragraaf 3.1.1.
Dit betekent dat bij de selectie van de aanvragen en de verdeling van de beschikbare
middelen het mogelijk is dat een aanvraag goed scoort en toch wordt afgewezen omdat
de beschikbare middelen niet toereikend zijn om alle aanvragen die van goede kwaliteit
zijn gebleken te kunnen honoreren, en/of omdat de initiële ranking op kwaliteit zou
leiden tot een onevenwichtige spreiding over de (sub)thema’s, doelregio’s en/of doellanden.
2.4. Resterende middelen
Het is mogelijk dat na goedkeuring van één of meer aanvragen nog middelen resteren,
maar dat dit restant minder bedraagt dan EUR 500.000 (het absolute minimumbedrag voor
een aanvraag/subsidie). Hierdoor zal er geen volgend project meer kunnen worden goedgekeurd.
Projecten zullen namelijk niet gedeeltelijk worden gefinancierd indien de betreffende
subsidie onder de minimumomvang van een subsidie in het kader van dit Matra-subsidiebeleidskader
zou vallen.
2.5. Termijn voor indiening en verder tijdpad
Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit
(de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst)
tot en met uiterlijk 31 oktober 2019, 12.00 uur CET. Binnen 4 weken na deze deadline
zal aan een selectie van aanvragers het verzoek worden gedaan om een of meerdere conceptnotities
uit te werken tot een volledige voorstel. Deze kunnen worden ingediend tot en met
uiterlijk 21 februari 2020, 12.00 uur CET. Uiterlijk 30 april 2020 zal op de tijdig
ontvangen volledige voorstellen worden besloten.
Actie
|
Tijdpad
|
Uiterste datum van indiening aanvraag incl. conceptnotitie
|
31 oktober 2019, 12.00 uur CET
|
Beoordelingsfase conceptnotities, selectie van aanvragers voor uitwerken conceptnotities
|
1 november–30 november 2019
|
Uiterste datum van indiening volledige voorstel
|
21 februari 2020, 12.00 uur CET
|
Beoordelingfase volledige voorstellen, selectie van aanvragers die potentieel in aanmerking
komen voor subsidie, toetsing organisatiecapaciteit en integriteitsbeleid, besluiten
over subsidieverlening
|
24 februari 2020–30 april 2020
|
2.6. Vereisten na subsidieverlening
In geval een aanvraag wordt gehonoreerd en er subsidie wordt verleend, dient de subsidieontvanger
te rapporteren over de voortgang van de activiteiten. De precieze vereisten worden
neergelegd in een aan de subsidieverlening verbonden verplichting in de verleningsbeschikking.
2.7. Rol van het ambassadenetwerk in de doellanden
Gedurende zowel de conceptnotitiefase als tijdens het schrijven van het volledige
voorstel kan gebruik gemaakt worden van de expertise van het ambassadenetwerk in de
doellanden, langs de volgende weg. Vragen kunnen schriftelijk gesteld worden via het
e-mailadres matra@minbuza.nl; deze worden, waar nodig samengevoegd met andere vragen,
eens per week geanonimiseerd beantwoord op de website van het NFRP-Matra programma
(www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie)
in de vorm van Q&A’s.
Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de posten rechtstreeks benaderd worden.
5. Drempelcriteria (D.1 t/m D.20)
Voor de drempelcriteria geldt dat indien een aanvraag aan één of meerdere criteria
niet voldoet, deze wordt afgewezen en niet verder wordt beoordeeld. De drempelcriteria
worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht.
Om fase 1 zo toegankelijk mogelijk te houden worden de drempelcriteria in twee fasen
getoetst. Deel A wordt getoetst in fase 1, deel B in fase 2.
Deel A (criteria D.1 - D.16)
Drempelcriteria ten aanzien van de organisatie
Criterium D.1 - Type organisatie
De aanvrager, dan wel in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder
en de mede-indiener(s) is, dan wel zijn, (een) niet-gouvernementele organisatie(s)
(NGO's) of onderwijs-/onderzoeksinstelling(en) zonder winstoogmerk.
Criterium D.2 - Alliantie
In geval van een aanvraag namens een alliantie wordt bij de aanvraag een door alle
alliantiepartners (penvoerder en de mede-indiener(s)) getekende intentieverklaring
(zie sjabloon in appendix 3 behorende bij dit subsidiebeleidskader) meegeleverd waaruit
de intentie van de penvoerder en de mede-indiener(s) blijkt om gezamenlijk het project
waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft uit te voeren.
Criterium D.3 - Mate van financiële onafhankelijkheid van de organisatie
Gedurende de periode 2016–2018 was gemiddeld maximaal 75% van de totale jaarlijkse
inkomsten van de aanvrager of de alliantie direct dan wel indirect afkomstig uit subsidies
en/of bijdragen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (incl. ambassades). Indien
de aanvrager penvoerder is voor een alliantie geldt dit criterium voor de gehele alliantie.
Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende alliantiepartners meer dan 75% van
de totale jaarlijkse inkomsten via BZ-bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd
door een andere alliantiepartner in de alliantie.
Criterium D.4 - Maximale bezoldiging
De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van de
aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners bedraagt met ingang van het tijdvak
waarvoor subsidie wordt gevraagd per kalenderjaar ten hoogste EUR 181.000 (bruto)
bij een dienstverband van een 36-urige werkweek.
Genoemd bedrag bestaat uit:
-
1) de beloning (de som van de periodiek betaalde beloningen en winstdelingen en bonusbetalingen);
-
2) de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen; en
-
3) beloningen betaalbaar op termijn, zoals vakantiegeld, 13e maand, werkgeversdeel pensioenbijdrage
etc.
Criterium D.5 - Aantal aanvragen
De organisatie die de aanvraag indient, dan wel, in geval van een aanvraag namens
een alliantie, elke alliantiepartner (penvoerder en mede-indiener(s)), is niet meer
dan drie maal als aanvrager, penvoerder en/of mede-indiener betrokken bij een aanvraag
voor een subsidie in het kader van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024.
Drempelcriteria ten aanzien van het project
Criterium D.6 - Omvang van de subsidie
De gevraagde subsidie bedraagt ten minste € 500.000 en ten hoogste € 2.000.000.
Criterium D.7 - Looptijd van het project
Het project waarvoor subsidie wordt gevraagd heeft een minimale looptijd van 24 maanden
en een maximale looptijd van 48 maanden.
Criterium D.8 - Start- en einddatum van het project
Het project start niet eerder dan 1 mei 2020 en niet later dan 1 oktober 2020 en wordt
afgerond uiterlijk op 30 oktober 2024.
Criterium D.9 - Landen van uitvoering
Het project is gericht op de versterking van de capaciteit van een of meerdere (semi-)
overheidsinstelling(en) in minimaal één van de volgende doellanden:
-
–
Pre-accessie-landen: Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Noord-Macedonië, Montenegro, Servië en Turkije
-
–
AA- en CEPA-landen: Georgië, Moldavië, Oekraïne en Armenië.
Criterium D.10 - Aansluiting bij doelstelling Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024
Het project draagt bij aan de overkoepelende beleidsdoelstellingen van Matra ‘overheid
tot overheid’ 2020–2024, namelijk:
A. Capaciteitsversterking
De capaciteit van één of meer (semi-)overheidsinstelling(en) in één of meer van de
doellanden om te voldoen aan de met de EU gemaakte afspraken wordt versterkt door gebruik te maken van de capaciteit van één of meer relevante
(semi-) overheidsinstelling(en) in Nederland.
En
B. Versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen
Door de samenwerking tussen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en hun tegenhangers
in de doellanden zullen de banden tussen de landen versterkt worden.
Criterium D.11 - Bijdrage aan uitvoering EU-afspraken met doelland(en)
Het project draagt bij aan:
-
1. de ontwikkeling van de rechtsstaat en goed bestuur in lijn met de EU-toetredingscriteria
voor zover het gaat om capaciteitsversterking in de pre-accessielanden; en/of
-
2. de uitvoering van de afspraken over rechtsstaatontwikkeling en goed bestuur zoals
overeengekomen in de samenwerkingsakkoorden met de EU voor zover het gaat om capaciteitsversterking
in de AA- en CEPA-landen.
Criterium D.12 - Kwalificerende thema’s
Het project waarvoor subsidie wordt gevraagd richt zich op ten minste één van de in
pararagraaf 3.1.1 genoemde (sub)thema’s.
Criterium D.13 - Inzet Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en samenwerking (semi-)overheidsinstellingen
doellanden
De aanvrager betrekt Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen op directe wijze bij
de uitvoering van het project door op resultaatgerichte wijze samen te werken met
één of meer (semi-)overheidsinstellingen in één of meerdere doellanden zoals vastgesteld
onder drempelcriterium D.9.
Onder Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen worden, gelet op de doelstellingen
van Matra ‘overheid tot overheid’ 2020–2024, verstaan: de Ministeries, Hoge Colleges
van Staat, zelfstandige bestuursorganen (ZBO's), publiekrechtelijke bedrijfs- en beroepsorganisaties
(PBO’s) en privaatrechtelijke rechtspersonen en natuurlijke personen die bekleed zijn
met enig openbaar gezag.
In de doellanden gaat het om (semi-)overheidsinstellingen die in de lokale context
vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde Nederlandse instellingen.
D.14 - Samenwerking (semi-)overheidsinstellingen
De aanvrager, dan wel, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder,
voegt bij de aanvraag een intentieverklaring (zie sjabloon in appendix 4 behorende
bij dit subsidiebeleidskader) waaruit de intentie van de aanvrager, dan wel alliantie,
de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en) en de (semi-)overheidsinstelling(en)
in het doelland/de doellanden blijkt om samen te werken in het kader van de uitvoering
van het project waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft; de intentieverklaring
is ondertekend door de aanvrager, dan wel in geval van een aanvraag namens een alliantie
door de penvoerder namens de alliantie of door alle alliantiepartners, namens de Nederlandse
(semi-)overheidsinstelling(en) en namens de (semi-)overheidsinstelling(en) in het
doelland/de doellanden.
Criterium D.15 - Overheadkosten en onvoorzien
Maximaal 10% van de begroting heeft betrekking op overheadkosten.
Maximaal 5% van de begroting heeft betrekking op de post onvoorzien.
Criterium D.16 - Niet-subsidiabele activiteiten
Het project betreft geen:
-
• initiatieven die proselitisme (mede) beogen;
-
• financiering van commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten;
-
• activiteiten waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van het
Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;
-
• activiteiten van een lokale NGO waarvoor reeds middellijk ten laste van de begroting
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een bijdrage wordt ontvangen.
-
• activiteiten van organisaties die reeds ten laste van de begroting van het Ministerie
van Buitenlandse Zaken een instellingssubsidie ontvangen waarvan de werkingsduur zich
uitstrekt tot in het subsidietijdvak waarop de tender waarvoor een aanvraag wordt
ingediend betrekking heeft.
Deel B (criterium D.17-D.20)
Criterium D.17 - Volledig voorstel bouwt voort op conceptnotitie
Het volledige voorstel is in lijn met de conceptnotitie: het volledige voorstel is
een inhoudelijke uitwerking van de conceptnotitie; grootschalige wijzigingen ten aanzien
van doelstelling(en), resultaten, activiteiten en begroting, in ieder geval wijzigingen
die in strijd zijn met de drempelcriteria van fase A, zijn niet toegestaan.
Criterium D.18 - Alliantie
In geval van een aanvraag namens een alliantie voegt de penvoerder bij het volledig
voorstel een door alle alliantiepartners (penvoerder en mede-indiener(s)) ondertekende
samenwerkingsovereenkomst toe waarin met het oog op het project waarvoor subsidie
wordt gevraagd in ieder geval afspraken zijn neergelegd over:
-
a. De wijze waarop elk van de partners bijdraagt aan de werkzaamheden van het samenwerkingsverband.
-
b. De wijze waarop de besluitvorming in het samenwerkingsverband plaatsvindt.
-
c. De wijze waarop de kosten en de risico’s worden verdeeld over de partners.
-
d. De wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens
de Minister is gewaarborgd, inclusief de zorg voor de gezamenlijk geaggregeerde rapportages.
-
e. De wijze waarop de alliantieleden elkaar informeren, in het bijzonder over hun financiële
gezondheid.
-
f. De wijze waarop de samenwerking kan worden aangepast.
-
g. De wijze waarop elk van de alliantieleden betrokken is bij het monitoren en evalueren
van de voortgang van de gesubsidieerde activiteiten.
Criterium D.19 - Samenwerking met (semi-)overheidsinstellingen
De aanvrager, dan wel, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de penvoerder,
voegt bij het volledige voorstel een overeenkomst die afspraken bevat over de samenwerking
van de aanvrager dan wel alliantie, de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en)
en de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden bij de uitvoering
van het project; de overeenkomst is ondertekend door:
-
• de aanvrager, dan wel in geval van een aanvraag namens een alliantie door de penvoerder
namens de alliantie of door alle alliantiepartners,
-
• namens de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en),
-
• en namens de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland/de doellanden.
Criterium D.20 - Additionele middelen
De middelen die complementair aan de gevraagde subsidie nodig zijn voor de uitvoering
van het project zijn gewaarborgd.
7. Inhoudelijke criteria (I.1 t/m I.8)
Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie dient de kwaliteit van zowel conceptnotitie
als volledig voorstel, beoordeeld aan de hand van de hiernavolgende inhoudelijke criteria,
goed (score van minimaal 70% van het maximaal aantal te behalen punten) te zijn. Wordt
aan deze minimale score niet voldaan, dan wordt de aanvraag afgewezen.
Beleidsmatige criteria ten aanzien van het project
Ingediende aanvragen zullen worden beoordeeld op hun beleidsrelevantie aan de hand
van de hiernavolgende criteria:
I.1 Logische samenhang en thematische relevantie
Conceptnotitie:
-
1) De mate waarin het project aansluit op een of meerdere (sub)thema’s genoemd in paragraaf
3.1.1.
-
2) De mate waarin het project is gebaseerd op een gedegen context- en stakeholderanalyse.
-
3) De mate waarin er sprake is van een adequate probleemstelling en voorziene outcomes
logisch aansluiten op de context- en stakeholderanalyse.
-
4) De mate waarin het project naar verwachting bijdraagt aan het behalen van de gestelde
outcomes.
-
5) De mate waarin het project bijdraagt aan de doelstellingen voor Matra ‘overheid tot
overheid’ 2020–2024 genoemd in paragraaf 1.2.
-
6) De mate waarin het project haalbaar is en inzichtelijk is gemaakt in hoeverre uitkomsten
uit evaluaties, pilots, studies, etc. bij de opzet zijn meegenomen.
-
7) De mate waarin wordt aangetoond dat het project additioneel is aan de interventies
van andere donoren.
-
8) De mate waarin de aanvrager of, in geval van een aanvraag namens een alliantie, de
penvoerder aannemelijk maakt dat het project een vernieuwende aanpak kent.
Volledige voorstel:
-
1) De mate waarin de voorgestelde interventiestrategie op een logische manier voortvloeit
uit de context- en stakeholderanalyse.
-
2) De mate waarin de voorgestelde interventiestrategie SMART is uitgewerkt op het gebied van:
-
– outcomes
-
– outputs
-
– indicatoren
-
– activiteiten, en
-
– middelen
waarbij een logische en duidelijk weergegeven samenhang bestaat tussen deze onderdelen.
-
3) De mate waarin sprake is van een inclusieve aanpak met aandacht voor de verschillende
belanghebbenden als gedefinieerd in de context- en stakeholderanalyse.
I.2 Rol Nederlandse en lokale (semi-)overheidsinstellingen
Conceptnotitie:
De mate waarin de voorgenomen samenwerking met een Nederlandse (semi-)overheidsinstelling
en een (semi-)overheidsinstelling in het doelland naar verwachting bijdraagt aan het
behalen van de doelstelling.
I.3 Lokale uitvoerende NGO(‘s)
Volledig voorstel:
Indien wordt samengewerkt met (een) lokale uitvoerende organisatie(s) zoals verwoord
onder 3.3.2: de mate waarin deze organisatie(s):
-
a) In staat is/zijn om op efficiente wijze toegevoegde waarde te leveren binnen een project
waarin sprake is van internationale samenwerking.
-
b) Effectieve invloed heeft/hebben gehad op de totstandkoming en inhoud van het project.
-
c) Effectieve invloed heeft/hebben op de monitoring en sturing van de activiteiten.
I.4 Kwaliteit van regionale samenwerking
Volledig voorstel:
Indien er sprake is van een regionale samenwerkingscomponent: de mate waarin de regionale samenwerkingscomponent goed is uitgewerkt en een landoverstijgende
toegevoegde waarde levert. Hierbij geldt dat het uitvoeren van losstaande projecten
in meerdere doellanden nadrukkelijk niet kwalificeert als regionale samenwerking.
Duurzaamheid
I.5 Duurzaamheid
Conceptnotitie:
De mate waarin de conceptnotitie op overtuigende wijze aandacht besteedt aan de duurzaamheid
van het project.
Volledig voorstel:
De mate waarin het project duurzaam is: de mate waarin het een langdurig effect voor
de uiteindelijke doelgroep heeft en/of bijdraagt aan duurzame institutionele versterking
en capaciteitsopbouw van (semi-)overheidsinstelling(en), waarbij na afloop van het
project de behaalde resultaten geborgd worden.
Technische criteria voor het project en de organisatie
I.6 Gehanteerde PM&E systematiek
Volledig voorstel:
De mate waarin de gehanteerde Planning, Monitoring & Evaluatie (PM&E) systematiek
toereikend is voor het bewaken van de voortgang en de bijsturing t.a.v. middelen,
activiteiten, outputs, outcomes en onderliggende assumpties.
I.7 Risicomanagement
Volledig voorstel:
De mate waarin sprake is van (1) een adequate analyse van de interne en externe risico’s
van de uitvoering van het project voor de organisatie en de activiteiten (2) inclusief
stappen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.
I.8 Begroting en proportionaliteit
Conceptnotitie:
De mate waarin de begroting op hoofdlijnen een helder en realistisch verband legt
tussen de benodigde middelen en de te realiseren outcomes.
Volledig voorstel
De mate waarin de uitgewerkte begroting een helder en realistisch verband legt tussen
de benodigde middelen, de uit te voeren activiteiten en de te realiseren outputs en
outcomes.