-
Afgehandelde informatieobjecten: informatieobjecten voortkomend uit een afgehandelde taak of afgerond project, die
niet meer actueel zijn en in principe onveranderlijk. Deze informatieobjecten worden
overgedragen aan de archiefbeheerder en opgeslagen in een archiefsysteem;
-
Archiefvormende organisatieonderdelen: een organisatieonderdeel van de Tweede Kamer, namelijk een directie, (staf-)dienst,
stafbureau, griffie commissies, tijdelijke commissie, enquêtecommissie, functionaris
(Griffier/beveiligingsambtenaar/CISO) en programmaorganisatie;
-
Archief- en informatiebeheer: de inrichting en uitvoer van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten
en ter beschikking stellen, en waar nodig, het overbrengen, verplaatsen, verwijderen
of vernietigen van informatieobjecten met als doel de vindbaarheid, toegankelijkheid,
authenticiteit en betrouwbaarheid van de informatieobjecten te waarborgen zolang als
dat conform wet- en regelgeving nodig is;
-
Archiefbeheerder: de Dienst Informatie en Archief, verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering
van het archiefbeheer;
-
Deze regeling: Regeling Archief- en Informatiebeheer Tweede Kamer der Staten-Generaal;
-
Digitaal archiefsysteem/ record management applicatie: een applicatie voor het duurzaam beheren (opslaan, bewaren, toegankelijk houden,
vernietigen, overbrengen) van digitale informatieobjecten. Een informatiesysteem kan
ook de functionaliteit van een archiefsysteem bevatten;
-
Griffier: het hoofd van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer;
-
Hotspotlijst: Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot een opvallende of intensieve interactie
tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. In de hotspotlijst is vastgelegd
wat de hotspots van de Tweede Kamer zijn en welke te vernietigen informatieobjecten
met betrekking tot de hotspot uitgezonderd moeten worden van vernietiging. De hotspotlijst
is een aanvulling op de selectielijsten;
-
Hoofd van een archiefvormend organisatieonderdeel: Griffier, directeur, diensthoofd, griffier van een parlementaire onderzoekscommissie
of leidinggevende van projectorganisatie;
-
Informatieobjecten: alle archiefbescheiden die de Tweede Kamer creëert of ontvangt bij het uitvoeren
van haar processen en die naar hun aard bestemd zijn om daaronder te berusten (artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995);
-
Informatiesysteem: applicatie voor de opslag en verwerking van informatieobjecten, benodigd voor het
uitvoeren van processen;
-
Kwaliteitssysteem: Kaders voor de inrichting van de informatiehuishouding;
-
Legacysysteem: informatiesystemen die niet meer in gebruik zijn, maar die nog wel informatieobjecten
bevatten of oud(er)e systemen die nog wel gebruikt wordt, maar waarvan de kennis over
de werking en de technologie ervan er vaak niet meer of beperkt aanwezig is, waardoor
beheer en onderhoud complexer en duurder is.
-
Organisatieverandering: opheffing, splitsing of samenvoeging van archiefvormende organisatieonderdelen of
(tijdelijke) overdracht van taken aan een ander (intern of extern) archiefvormend
organisatieonderdeel;
-
Overbrenging: het overdragen van permanent te bewaren informatieobjecten aan het Nationaal Archief;
-
Overdracht: het overdragen van het beheer van informatieobjecten door archiefvormende organisatieonderdelen
aan de archiefbeheerder;
-
Reglement van Orde:
Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;
-
Selectielijst: formeel vastgesteld overzicht van de processen van de Tweede Kamer en de informatieobjecten
voortkomend uit deze processen, dat dient als wettelijke basis voor de selectie, waardering,
vernietiging en overbrenging van informatieobjecten;
-
Tweede Kamer: Tweede Kamer der Staten-Generaal;
-
Uitplaatsen: in opdracht van de archiefbeheerder laten opslaan en beheren van informatieobjecten
door een externe partij tot uiterlijk het moment van overbrenging;
-
Vernietiging: het zodanig materieel behandelen van de informatiedrager (o.a. papier, geluidsband,
film, usb stick), dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren
is;
-
Vervanging: de reproductie van informatieobjecten in een andere gedaante of op een andere drager
die de plaats innemen van de oorspronkelijke informatieobjecten waarbij de oorspronkelijke
informatieobjecten worden vernietigd;
-
Zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de informatieobjecten.