Regeling archiefbeheer COA 2020

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het COA.

• b. archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden.

• c. archiefbeheerder: degene die in opdracht van het COA is belast met het archiefbeheer van het Centraal Orgaan of een onderdeel daarvan.

• d. archiefbescheiden:

  • 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het COA ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het COA zijn overgegaan;

  • 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1º., 2º. of 3º. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.

• e. bestuur: het bestuur van het COA.

• f. Centraal Orgaan: het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, bestaande uit het Centraal Bureau en afdelingen, waaronder de locaties in het land.

• g. Chief Information Officer: de functionaris die verantwoordelijk is voor de strategie en het strategisch beleid voor informatievoorziening en ICT en de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt.

• h. locatiemanager: De functionaris die samen met zijn team verantwoordelijk is voor de begeleiding en opvang van bewoners op een locatie. De locatiemanager is daarbij verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de realisatie op locatie van de uniform voor COA afgesproken doelen en prestaties binnen wet- en regelgeving.

• i. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

• j. overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het COA.

• k. selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

• l. teamhoofd RDM & Functioneel Beheer: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer voor het COA.

• m. manager: de hiërarchisch leidinggevende van de afdeling dan wel stafdienst. Indien een team, afdeling of stafdienst onder een strategisch adviseur valt of rechtstreeks onder een directeur, dan neemt deze persoon de rol van manager zoals bedoeld in deze regeling over.

• n. verklaring: een door het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden.

• o. vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.

• p. vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.

• 1 Het bestuur is zorgdrager in de zin van artikel 1 lid d van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van het COA.

• 2 Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden waarvoor het bestuur zorgdrager is.

• 3 De zorg van het bestuur eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de archiefbescheiden.

• 4 Het bestuur mandateert de verantwoordelijkheden als zorgdrager aan de Chief Information Officer.

• 5 Het bestuur verleent mandaat aan de manager en locatiemanager voor het archiefbeheer voor de afdeling c.q. de locatie.

• 1 De Chief Information Officer is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het COA, ook indien hij met toestemming van het bestuur werkzaamheden via ondermandaat heeft uitbesteed.

• 2 De Chief Information Officer:

  • a. stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast;

  • b. stelt procedures en algemene voorschriften vast ten aanzien van het archiefbeheer;

  • c. vertegenwoordigt het COA in bestuurlijke gremia op het gebied van archiefbeheer;

  • d. coördineert, adviseert en informeert over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het COA zijn gediend;

  • e. houdt het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze regeling en van toepassing zijnde rijksbrede kaders en wet- en regelgeving;

  • f. verstrekt op aanvraag van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, Algemene Rekenkamer of andere toezichthouders informatie over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven door het COA.

• 3 De Chief Information Officer kan alle bevoegdheden die de managers of locatiemanagers op grond van deze regeling verkrijgen, bij verwaarlozing van die bevoegdheden, uitoefenen.

• 1 Het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer:

  • a. voert het archiefbeheer van het COA;

  • b. bereidt de procedures en algemene voorschriften ten aanzien van het archiefbeheer voor;

  • c. stelt een generiek normenkader op voor de toetsing op de volledigheid van dossiers;

  • d. stelt de selectielijsten voor het COA op;

  • e. is eigenaar van alle hulpmiddelen die worden gebruikt voor het archiefbeheer;

  • f. monitort namens de Chief Information Officer de kwaliteit van het archiefbeheer en rapporteert hierover aan of op verzoek van de Chief Information Officer en in- en externe toezichthouders;

  • g. verstrekt op verzoek van de Chief Information Officer informatie over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven.

• 1 De manager:

  • a. draagt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dossiers van de afdeling;

  • b. draagt verantwoordelijkheid voor het doen archiveren van alle archiefwaardige stukken die op de afdeling worden ontvangen of opgemaakt;

  • c. is verantwoordelijk voor het aanbieden van alle archiefwaardige stukken van de afdeling aan de archiefbeheerder;

  • d. bepaalt mede, in overleg met het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer, op basis van de procedures en algemene voorschriften welke informatie binnen de werkprocessen van de afdeling archiefwaardig is;

  • e. bepaalt mede, in overleg met het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer, het normenkader voor de toetsing op de volledigheid van dossiers van de afdeling;

  • f. verleent op verzoek van het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.

• 1 De locatiemanager:

  • a. draagt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dossiers van de locatie;

  • b. draagt verantwoordelijkheid voor het doen archiveren van alle archiefwaardige stukken die op de locatie worden ontvangen of opgemaakt;

  • c. is verantwoordelijk voor het aanbieden van alle archiefwaardige stukken van de locatie aan de archiefbeheerder;

  • d. bepaalt mede, in overleg met het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer, op basis van de procedures en algemene voorschriften welke informatie binnen de werkprocessen van de locatie archiefwaardig is;

  • e. bepaalt mede, in overleg met het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer, het normenkader voor de toetsing op de volledigheid van dossiers van de locatie;

  • f. verleent op verzoek van het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.

Elke medewerker draagt er zorg voor dat hij/zij de door hem/haar behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in de daarvoor door het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer bepaalde systemen of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan de beheerder van het lopende archief.

• 1 Het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer beheert de archiefbescheiden zodanig dat bij het raadplegen van deze archiefbescheiden geen noemenswaardige achteruitgang van de archiefbescheiden is te constateren.

• 2 Voor zover instabiele, minder goed houdbare materialen zijn gebruikt, conserveert of vervangt het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer de betreffende archiefbescheiden.

• 3 De materialen die het COA gebruikt bij het opmaken van archiefbescheiden voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.

• 4 Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

• 1 Registratie van de bij het COA centraal inkomende archiefbescheiden vindt plaats door de archiefbeheerder.

• 2 De behandelend medewerker draagt zorg voor de registratie van decentraal ingekomen en intern gecreëerde archiefbescheiden door deze in het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel in de daarvoor bedoelde bedrijfstoepassing op te nemen of ter opname aan te bieden aan de archiefbeheerder.

• 3 Bij de registratie van de archiefbescheiden worden ten minste de metagegevens vastgelegd uit de door de archiefbeheerder vastgestelde set van verplichte metadata.

• 1 Archiefbescheiden worden op logisch samenhangende wijze geordend, zodanig dat:

  • a. de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden;

  • b. de archiefbescheiden binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn;

  • c. de selectie, bedoeld in artikel 14, op eenvoudige wijze kan plaatsvinden.

• 2 Bij de dossierregistratie worden ten minste de metagegevens vastgelegd uit de door de archiefbeheerder vastgestelde set van verplichte metadata.

• 1 Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd indien:

  • a. de archiefbescheiden voorkomen op een vastgestelde selectielijst;

  • b. de archiefbescheiden ingevolge artikel 12 zijn vervangen.

• 2 De manager van het archiefvormend onderdeel moet schriftelijk akkoord gaan met een door de archiefbeheerder voorgenomen vernietiging van archiefbescheiden.

• 3 Van de vernietiging van archiefbescheiden wordt een door het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer ondertekende verklaring opgesteld, die tenminste een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging is geschied.

• 4 Vernietiging geschiedt zodanig dat het niet mogelijk is op enige wijze nog informatie uit de archiefbescheiden te herleiden.

• 1 De Chief Information Officer kan besluiten tot de vervanging van archiefbescheiden.

• 2 Vervanging van archiefbescheiden geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 3 Van de vervanging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden.

• 1 Het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer kan in overleg de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar het Nationaal Archief vervreemden.

• 2 Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

• 3 Bij vervreemding als bedoeld in het eerste lid wordt rekening gehouden met de belangen genoemd in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995.

• 4 Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde archiefbescheiden.

• 1 Het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer is belast met het archiefbeheer van alle semi-statische archiefbescheiden.

• 2 De manager of locatiemanager draagt semi-statische papieren archiefbescheiden over aan het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer.

• 3 Overdracht van semi-statische archiefbescheiden geschiedt op basis van door het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer vastgestelde procedures en voorschriften.

• 4 Van de overdracht wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgedragen semi-statische archiefbescheiden.

• 1 De semi-statische archiefbescheiden worden indien zij de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt binnen een periode van 10 jaar door het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het Nationaal Archief.

• 2 De over te brengen semi-statische archiefbescheiden zijn voorzien van een document waarin is vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.

• 3 Met de over te brengen semi-statische archiefbescheiden, wordt voor zover onmisbaar voor raadpleging, ook de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren overgedragen.

• 4 Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte semi-statische archiefbescheiden.

• 5 In de verklaring kunnen beperkingen aan de openbaarheid van de over te brengen semi-statische archiefbescheiden worden gesteld.

• 1 Archiefbescheiden zijn beschikbaar ter raadpleging voor de medewerkers van het COA, tenzij er beperkende voorschriften gelden.

• 2 Van de beschikbaarstelling van papieren archiefbescheiden wordt een administratie bijgehouden door de archiefbeheerder.

• 3 De archiefbeheerder rappelleert op het retourneren van uitgeleende papieren archiefbescheiden aan de beheerder.

• 4 De COA-medewerker die archiefbescheiden geleend heeft, draagt er zorg voor dat deze tijdig en in oorspronkelijke staat worden terugbezorgd bij de archiefbeheerder.

• 1 Verzoeken van derden om informatie over, of beschikbaarstelling van, kopieën van, dan wel inzage in archiefbescheiden worden door de manager behandeld met inachtneming van de wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet openbaarheid van bestuur.

• 2 Verzoeken om informatie over, of beschikbaarstelling van, kopieën van, dan wel inzage in archiefbescheiden stemt de manager af met de manager Strategie, Bestuur en Omgeving (SBO).

• 3 Indien de aard of mate van beschikbaarstelling of het gebruik van de opgevraagde archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is het mogelijk dat in plaats van de originele archiefbescheiden reproducties ter beschikking worden gesteld.

• 4 Van de beschikbaarstelling van archiefbescheiden wordt een administratie bijgehouden.

• 1 Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing, samenvoeging, splitsing of privatisering, waarbij een of meerdere taken worden overgedragen of eindigen, wordt door het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer, in overleg met de desbetreffende manager een voorziening getroffen voor de desbetreffende archiefbescheiden.

• 2 Bij een organisatiewijziging wordt het deelarchief van het desbetreffende organisatieonderdeel afgesloten. Het nieuwe organisatieonderdeel begint een nieuw archief.

• 3 Bij de totstandkoming van de voorziening, bedoeld in het eerste lid, houdt het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer rekening met het gestelde in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.

• 4 Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen wordt, in overleg met het teamhoofd RDM & Functioneel Beheer, een voorziening getroffen voor het archiefbeheer van de archiefbescheiden na opheffing van het organisatieonderdeel.

Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens het bestuur worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon bevat een voorziening over het archiefbeheer overeenkomstig het gestelde in deze regeling.

De Regeling Archiefbeheer COA wordt ingetrokken.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal binnen het COA bekend worden gemaakt en daarnaast met de toelichting worden geplaatst in de Staatscourant.

De regeling kan worden aangehaald als 'Regeling Archiefbeheer COA 2020'.