Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021

In dit handboek zijn regels en kaders beschreven waarbinnen een procedure kan worden ontworpen voor het scannen van analoge (papieren) ingekomen poststukken op zodanige wijze dat de digitale reproducties de originelen kunnen vervangen en de status krijgen van het origineel in de zin van de Archiefwet. Binnen die procedure worden de papieren originelen vernietigd. Daardoor is de vervanging een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van informatie die van belang is voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording en van informatie die op termijn mogelijk van waarde blijft vanuit het oogpunt van cultureel erfgoed en later historisch onderzoek. De kwaliteit en duurzame houdbaarheid van de reproducties is daarom cruciaal. Het vervangende digitale document moet immers dezelfde functies kunnen vervullen als het analoge origineel. Voorbereiding, inrichting en uitvoering van het vervangingsproces vergen dan ook zorgvuldige afwegingen binnen de wettelijke kaders van de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) die binnenkort wordt vervangen door de Wet open overheid (Woo).

Vanwege de grote diversiteit van de processen waarbinnen routinematig ingekomen post kan worden vervangen, is het niet doelmatig om voor al deze processen van het Stafbureau en van de onderzoeksinstituten van de KNAW op centraal niveau in detail een uniforme werkwijze te ontwerpen, op te leggen en actueel te houden. Daarom worden in dit handboek alleen de regels en kaders beschreven waarbinnen dit proces plaats dient te vinden. De proceseigenaren kunnen zelf het proces van vervanging zodanig ontwerpen en inrichten dat het past binnen deze regels en kaders.

Continuïteit in de bedrijfsvoering en externe verantwoording zijn alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden zijn voor digitale informatie. Het proces van vervanging staat daarom niet op zichzelf, maar is onderdeel van het archiveringssysteem, d.w.z. het geheel van mensen, middelen, methoden, technieken en documenten waarmee de KNAW de archieffunctie vormgeeft. Daarbij is de eis dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn het leidende voorschrift.

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) heeft de intentie om waar dat mogelijk en doelmatig is digitaal te werken. Dit heeft consequenties voor de inrichting van de informatiehuishouding. Dat processen zoveel mogelijk digitaal worden, betekent niet dat de KNAW geen analoge post meer ontvangt. Momenteel worden deze ontvangen analoge documenten gedigitaliseerd, waarna de digitale kopieën worden opgeslagen in het centraal DMS of andere informatiesystemen. De analoge originelen worden daarbij ook nog steeds fysiek opgeslagen, wat leidt tot dubbele beheerkosten. De oplossing voor deze situatie is een vervanging van de documenten in de zin van de Archiefwet 1995.

Vervanging is het overzetten van documenten/informatie op een andere drager waarna de originele drager met de informatie wordt vernietigd en de nieuwe drager met de informatie de status van origineel krijgt in de zin van de Archiefwet. Vervanging is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt. Vervanging moet plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen (Archiefbesluit 1995 art.6 lid 1). Daarbij is het verplicht om originele documenten na digitalisering te vernietigen. Voor het vervangen neemt het bestuur van de KNAW als archiefwettelijk zorgdrager een formeel vervangingsbesluit. Daarbij wordt bij vervanging dit handboek gehanteerd dat een integraal onderdeel uitmaakt van het vervangingsbesluit.

Met de vervanging kan de KNAW de hybride situatie gefaseerd beëindigen, wat een besparing oplevert in operationele kosten (fysieke opslagruimte, opslagmateriaal en de administratieve en fysieke werkzaamheden om de analoge documenten toegankelijk te houden). Door het vernietigen van de vervangen papieren documenten worden dure meters archiefruimte bespaard.

Als de KNAW en haar instituten de analoge documenten vervangen, dient daarbij een procedure te worden gehanteerd die past binnen de kaders van dit handboek. Het Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen ' heeft drie functies:

• • het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging;

• • het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;

• • het onderbouwt dat de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.

Dit handboek geeft inzicht in de aspecten van het door de KNAW toegepaste vervangingsproces, zoals genoemd in artikel 26b van de Archiefregeling, te weten:

• a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën documenten waarvoor het vervangingsproces geldt;

• b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• g. het proces van vernietiging van de vervangen documenten;

• h. de kwaliteitsprocedures.

De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op het vervangingsbesluit en dit Handboek vervanging:

• • de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling;

• • de Algemene verordening gegevensbescherming;

• • de Mandatenregeling KNAW en de Regeling Archiefbeheer KNAW;

(zie bijlage 3 voor een overzicht van de daarin voorkomende regels ten aanzien van vervanging).

De algemeen directeur is overeenkomstig artikel 3.2.8, onder b, van de Mandatenregeling KNAW bevoegd tot het nemen van een besluit tot vervanging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Tot vervanging mag alleen worden besloten indien deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daartoe worden de procedures gehanteerd zoals beschreven in dit handboek.

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat dit besluit gepubliceerd wordt op een daarvoor door de overheid beschikbaar gestelde website.

Overeenkomstig artikel 5 van de Regeling Archiefbeheer KNAW zijn de directeuren van de instituten van de KNAW en de afdelingshoofden van het Stafbureau van de KNAW verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van het archiefbeheer binnen hun eigen instituut c.q. afdeling in overeenstemming met daarvoor opgestelde reglementen.

Het centrale postregistratie en archiefbeheer binnen het Stafbureau van de KNAW wordt uitgevoerd door het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), voor zover de documenten, informatieobjecten of gegevens niet zijn opgenomen in een archief- of informatiesysteem dat onder verantwoordelijkheid valt van een ander onderdeel van de organisatie. De verantwoordelijkheid voor de vervanging van documenten binnen de processen van informatie- of registratiesystemen die buiten de verantwoordelijkheid van DIV vallen, ligt bij de betreffende proceseigenaren. De vervanging binnen die processen vindt ook plaats overeenkomstig dit handboek, voor zover dit processen betreft waarvan de documentaire neerslag binnen de reikwijdte van het in dit handboek beschreven vervangingsproces valt (zie daarvoor hoofdstuk 3).

Indien proceseigenaren of instituten van de KNAW over willen gaan tot de routinematige vervanging van hun inkomende post, kunnen zij zich aansluiten bij het centraal vervangingsbesluit en dit bijbehorend handboek. De proceseigenaar of instituutsdirecteur vult daarvoor de verklaring in, zoals opgenomen in bijlage 2 van dit handboek.

Bij een vervangingsbesluit moet de zorgdrager uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 rekening houden met het belang van de in deze archiefbescheiden voorkomende gegevens voor historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

Analoge documenten kunnen sporen in zich dragen die in de toekomst bij historisch onderzoek extra informatie geven over het proces waarbinnen het document is gegenereerd of ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan een watermerk of de kwaliteit van het papier die iets zeggen over het belang dat aan het betreffende document werd gehecht of aan bindsporen die aantonen dat bepaalde documenten ooit aan elkaar hebben gezeten. Naast het historisch belang is er het erfgoedbelang, dat wil zeggen dat een document als object als zodanig betekenis heeft voor de samenleving of een maatschappelijke groep.

In het beschreven vervangingsproces van dit handboek is t.b.v. bovengenoemde belangen opgenomen dat indien de digitale vervanging leidt tot verlies van informatie voor toekomstig historisch onderzoek en/of als het originele object een bijzondere erfgoedwaarde heeft, deze worden uitgesloten van vervanging.

Routinematige vervanging van analoge documenten heeft als risico dat documenten worden vervangen waarvan het substituut geen rechtsgeldige status heeft of waaraan bij een geschil onvoldoende bewijswaarde wordt toegekend. Om dit risico zo veel mogelijk te beperken, is het vervangingsproces in het handboek voorzien van een aantal kwaliteitscontroles en is er in paragraaf 3.4 van dit handboek een lijst opgenomen met categorieën van documenten die van vervanging worden uitgezonderd

Dit handboek is alleen van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post, dat wil zeggen het systematisch scannen tijdens de postbehandeling van ingekomen documenten in het kader van lopende werkprocessen. Het is niet van toepassing op vervanging achteraf (retrospectieve vervanging of backlog scanning).

Het handboek is zowel van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post die wordt gearchiveerd binnen het centraal document management systeem van het Stafbureau of van de deelnemende instituten als op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post die wordt ontvangen binnen processen waarvan de informatie digitaal wordt opgeslagen in andere informatiesystemen en applicaties.

Dit besluit vervangt het Besluit tot vervanging van de personeelsdossiers van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) van 4 juli 2018 voor zover het de routinematige vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden in de personeelsdossiers betreft. Dat besluit van 2018 blijft wel van toepassing op de retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) van de personeelsdossiers. De reeds gescande stukken in de personeelsdossiers hoeven dus niet opnieuw te worden gescand en de nog uit te voeren controle van reeds gescande documenten waarvan de papieren versies nog moeten worden vernietigd vindt plaats onder het regime van het handboek voor de vervanging van personeelsdossiers van 14 juni 2018.

Artikel 26b van de Archiefregeling stelt specifieke eisen aan vervangingsbesluiten voor archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring en dus voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Hoewel deze eisen strikt genomen niet gelden voor vernietigbare archiefbescheiden, past de KNAW artikel 26b ook toe op vernietigbare documenten. Ook voor die documenten is het immers nodig om een zorgvuldige en goed gedocumenteerde beheerstrategie te hebben gedurende de periode dat deze bescheiden moeten worden bewaard.

Het handboek is alleen van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post voor zover deze valt onder de wettelijke zorg van het bestuur van de KNAW, dat wil zeggen inkomende post gericht aan:

• 1. het bestuur, de directie, het KNAW-genootschap, De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten;

• 2. de instituten van de KNAW, voor zover deze deel uitmaken van de rechtspersoon KNAW;

• 3. het stafbureau van de KNAW;

• 4. tijdelijke en permanente commissies die als orgaan van bijstand en advies het bestuur terzijde staan;

• 5. organisaties waarvan de KNAW rechtsopvolger is;

• 6. organisaties waarvoor de KNAW, vanwege haar wettelijke taken en activiteiten, werkzaamheden uitvoert, voor zover de documenten de neerslag van deze werkzaamheden betreffen

De volgende documenten worden van vervanging uitgezonderd. Hiervan blijven de originelen bewaard:

• 1. Getekende overeenkomsten;

• 2. (Notariële) akten;

• 3. Documenten van juridische procedures, zoals bezwaarschriften, beroepschriften, dagvaardingen en beslagleggingen;

• 4. Stukken m.b.t. sociale verzekeringen en stukken die relevant zijn voor pensioenclaims;

• 5. Bankafschriften;

• 6. Bouwtekeningen en technische tekeningen;

• 7. Waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen, waartoe in ieder geval bankgaranties worden gerekend;

• 8. Originele oorkondes;

• 9. Documenten die als object een bijzondere cultuurhistorische waarde hebben;

• 10. Documenten die door hun aard of vorm niet zonder informatie- of waardeverlies te digitaliseren zijn;

• 11. Documenten die onderdeel uitmaken van collecties;

• 12. Onderzoeksgegevens.

Daarbij wordt onder een collectie en onderzoeksgegevens respectievelijk verstaan:

• • collectie: een verzameling van documenten, gegevens en/of ander materiaal, gegenereerd of verzameld, ontsloten en toegankelijk gemaakt ten behoeve van de uitvoering van wetenschappelijk onderzoek, voor wetenschappelijke informatievoorziening of vanwege de waarde van het materiaal als cultureel of institutioneel erfgoed;

• • onderzoeksgegevens: onderzoeksdata (o.a. bronnen voor onderzoek zoals teksten, meetgegevens, audio- en videobestanden of databases), publicaties (o.a. alle openbaar gemaakte onderzoeksresultaten, zoals artikelen, monografieën, proefschriften of rapporten) en wetenschappelijke correspondentie.

Ten behoeve van een goed toepassing van Optical Character Recognition (OCR) wordt bij de vervanging een scanresolutie toegepast van 300 ppi (pixels per inch) bij standaard A4. Deze resolutie wordt in de Metamorfoze-richtlijnen nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm (line pairs per millimeter) te halen. Deze scherpte is nodig omdat bij lagere resoluties tekstherkenning wordt bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid van gegevens vermindert.

Omdat het noodzakelijke kwaliteitsniveau van de scans bij inkomende poststukken zal variëren wordt de meest veilige handelwijze gekozen, namelijk om bij alle vervanging te kiezen voor het hoogste, voor te bewaren bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau. Dit betekent dat er standaard in kleur wordt gescand omdat dit betere tekstherkenningsresultaten geeft. Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een kleurenreproductie beter is dan een opname in grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend zwart en wit voorkomt.

Het scannen van documenten vindt plaats op de in de gebouwen van de KNAW aanwezige multifunctionele printers. Vanuit het oogpunt van vervanging voldoet de multifunctionele printer (scanner) aan de volgende minimale eisen:

• • Er kan minimaal gescand worden in PDF 1.4, PDF/A, TIFF en JPG, zowel kleur als zwart/wit.

• • Voor een scan in full color is minimaal de volgende instelling mogelijk:

kleur: 300 ppi met een bitdiepte van 24 (ook wel uitgedrukt als 8 bits RGB, met deze scaninstellingen wordt voldaan aan NEN ISO 19005-1);

• • De multifunctionele scanner is voorzien van Optical Character Recognition-techniek.

• • Het is mogelijk om te scannen vanuit zowel een Automatic Document Feeder als direct op een glasplaat.

• • Het is mogelijk om pagina’s op A3 formaat of kleiner in één keer te scannen.

• • Het is mogelijk om te scannen naar e-mail, naar een netwerkmap, direct naar het document management systeem als naar een aan de MFP te koppelen USB opslagmedium.

Informatiesystemen waarin de digitale reproducties van ingekomen post worden opgeslagen voorzien erin dat de volgende gegevens omtrent deze documenten aan de digitale documenten worden gekoppeld:

• • entiteittype;

• • uniek identificatienummer;

• • naam van het document;

• • de afzender en geadresseerde (relatie);

• • de datum van het document;

• • de volledige inhoud van het document;

• • relaties met de andere documenten binnen het betreffende proces;

• • het formaat van het digitale bestand;

• • gebruiksrechten;

• • datum van aanmaak en event geschiedenis;

• • een classificatie.

De informatiesystemen die worden ingezet voor het beheer van de digitale reproducties voorzien in:

• • gepaste beveiligingsmaatregelen;

• • een toegepaste autorisatiematrix;

• • een back-up, restore- en calamiteitenprocedure;

• • een exit-plan voor de in gebruik zijnde applicaties.

Post wordt centraal gescand door daartoe aangewezen medewerkers. Zij besluiten om documenten al dan niet te vervangen op basis onderstaande beslisboom.

Ingekomen analoge post wordt gescand binnen de volgende procedure:

In het vervangingsproces kunnen technische en procedurele fouten optreden. Bij technische fouten gaat het bijvoorbeeld om pagina’s die scheef in de scanner worden getrokken. Voorbeelden van procedurele fouten zijn: onvolledig ontnieten of het foutief instellen van de scanner waardoor dubbelzijdige originelen enkelzijdig worden gescand.

• a) Volledigheid

  Tijdens het klaarmaken van de poststukken voor het scannen, wordt er gecontroleerd op volledigheid. Ook na het scannen van de documenten worden deze gecontroleerd op volledigheid. Zijn alle pagina’s die gescand moesten worden ook daadwerkelijk gescand?

  Wanneer blijkt dat de scans niet compleet zijn, wordt de incomplete scan verwijderd en het document opnieuw gescand. Deze wordt vervolgens weer opnieuw gecontroleerd op volledigheid.

• b) Leesbaarheid

  Na het scanproces dient een beoordeling plaats te vinden op leesbaarheid, helderheid, etc. Door de gebruikte scaninstellingen en de toepassing van de software kan er eigenlijk niets mis zijn met de leesbaarheid. De medewerker die het scanproces uitvoert, checkt op de monitor of de scan goed leesbaar is en alle informatie van het gescande document bevat.

  De leesbaarheid wordt vergroot door regelmatig onderhoud op de scanners (schoonmaken van de glasplaat, transportrol, etc.).

• c) Juistheid

  De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de documenten wordt gecontroleerd middels visuele controle direct na scanning van de bescheiden. Mochten in de documenten onjuistheden voorkomen dan wordt er direct opnieuw gescand.

• d) Terugvindbaarheid

  De documenten zijn terug te vinden doordat ze direct na het scannen worden opgeslagen in de daarvoor bestemde mappen binnen of buiten de applicatie waarbinnen ze definitief worden bewaard.

  Vervolgens worden stukken binnen de daartoe afgesproken tijd geregistreerd binnen de daarvoor beschikbare applicatie.

Alle geregistreerde, fysieke documenten worden na het scannen en de controle van de scans op registratiedatum gesorteerd opgenomen in een zogenaamde weekdozen, waarin de papieren documenten een week worden bewaard. De weekdoos wordt na een week geleegd in een afgesloten container voor te vernietigen vertrouwelijk papier. De inhoud van de container wordt periodiek (minimaal 4 keer per jaar) vernietigd, overeenkomstig paragraaf 5.4 van dit handboek.

Het proces van vervanging is pas voltooid als de originele documenten, die zijn gescand en waarvan de kwaliteit van de scan is gecontroleerd, zijn vernietigd. Bij vervanging is vernietiging verplicht.

De daadwerkelijke vernietiging wordt uitgevoerd door een firma die beschikt over een CA+ certificaat voor archief-, data- en productvernietiging van de Federatie Nederlandse Oudpapier Industrie (FNOI).

Met de partij die wordt ingeschakeld om de documenten namens de KNAW te vernietigen, wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, overeenkomstig artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en onder gebruikmaking van de modelovereenkomst van de KNAW.

Voor alle te vervangen ingekomen poststukken geldt dat:

• 1. deze volledig moeten worden vervangen;

• 2. deze na vervanging goed leesbaar moeten zijn;

• 3. de digitale vervangende scans van deze documenten dezelfde functies kunnen vervullen als het analoge origineel;

• 4. de digitale vervangende scans van deze documenten worden opgenomen in het daartoe aangewezen informatiesysteem;

• 5. de metadata correct en volledig zijn ingevoerd in het betreffende informatiesysteem.

Het hanteren van kwaliteitsprocedures voor volledigheid, leesbaarheid, juistheid en terugvindbaarheid zorgt ervoor dat de digitale bescheiden aan dezelfde criteria voldoen als de oorspronkelijke analoge bescheiden. Dat de vervangen poststukken aan deze kwaliteitseisen voldoen wordt in meerder fases van het vervangingsproces gecontroleerd:

• • voorafgaand aan het scanproces;

• • tijdens het scanproces;

• • bij vernietiging van de originelen;

• • bij controle middels een jaarlijkse steekproef.

Voorafgaand aan de toepassing van het vervangingsproces conform dit handboek wordt tenminste één keer een representatieve test van het scanproces uitgevoerd. In de deze test wordt het vervangingsproces zoals beschreven in hoofdstuk 5 van dit handboek in z’n geheel doorlopen.

In paragraaf 5.1 en 5.2 van dit handboek is beschreven hoe de volledigheid, leesbaarheid, juistheid en terugvindbaarheid van het scanresultaat wordt gecontroleerd tijdens de uitvoer van het scanproces.

Voorafgaand aan het legen van de weekdoos in de container voor te vernietigen vertrouwelijk papier, wordt een steekproef van vijf documenten (één per dag) genomen. Deze documenten worden opnieuw gecontroleerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Indien het resultaat niet 100% op niveau is, worden fouten hersteld en wordt vervolgens een nieuwe steekproef genomen van tien documenten (twee per dag). Als opnieuw geen kwaliteitsniveau van 100% wordt bereikt, worden alle documenten uit de betreffende weekdozen opnieuw gecontroleerd, alvorens de doos definitief wordt geleegd in de container.

Op de multifunctionele printers (scanner) vindt periodiek onderhoud plaats door de leverancier. Dit onderhoud betreft ten minste het reinigen van de papierinvoer- en transportrollen en de glasplaat. Onderdeel van het onderhoud is een controle van de kwaliteit van het scanresultaat bij de instellingen, zoals genoemd in dit handboek.

De archivaris van de KNAW controleert periodiek de naleving van de in dit handboek beschreven procedure. Daartoe maakt hij per proces waarbinnen documenten worden vervangen een afspraak met de betreffende proceseigenaar. De archivaris controleert:

• 1. of het vervangingsproces op de juiste manier wordt uitgevoerd;

• 2. of het resultaat van het vervangingsproces voldoet aan de afgesproken norm.

Ondergetekende, beheerder van de archieven van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

Verklaart:

• a. binnen de onderstaande processen over te gaan tot routinematige vervanging door digitale reproducties van ontvangen analoge archiefbescheiden conform het Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd;

• b. dat de reproductie geschiedt binnen een procedure die in overeenstemming is met de in dit ‘Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen’ beschreven kaders.

Handtekening:

Naam1: [naam invullen]

Datum: [datum invullen]