Besluit mandaat, volmacht en machtiging ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2023

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. Griffier: het ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal;

• b. Directeur Huisvesting: de functionaris zoals bedoeld in artikel 6.3 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

• c. CIO: Chief Information Officer;

• d. portefeuillehouder: de Griffier, directeur Huisvesting en CIO met onder zich een aantal organisatieonderdelen;

• e. portefeuille: organisatieonderdelen vallend onder de Griffier dan wel de directeur Huisvesting dan wel de CIO;

• f. staf: het team dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de directeur Huisvesting en CIO valt en directeur Huisvesting en CIO ondersteunt bij hun werkzaamheden;

• g. diensthoofd: leidinggevende laag rechtstreeks vallend onder een portefeuillehouder;

• h. diensthoofd HR: diensthoofd van de stafdienst Human Resources;

• i. diensthoofd FEZ: diensthoofd van de stafdienst Financieel Economische Zaken;

• j. dienst: organisatieonderdeel dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van een diensthoofd valt;

• k. integraal management: management van directie of dienst met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied;

• l. leidinggevende: een leidinggevende functie van een organisatieonderdeel anders dan het diensthoofd;

• m. team: onderdeel binnen een dienst dat rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van een leidinggevende valt;

• n. medewerker: de ambtenaar in de zin van de Ambtenarenwet 2017 die werkzaam is bij de Tweede Kamer;

• o. mandaat: de bevoegdheid om namens de Griffier besluiten te nemen;

• p. volmacht: de bevoegdheid om namens de Griffier privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• q. machtiging: de bevoegdheid om in naam van de Griffier handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn. Dit zijn feitelijke handelingen;

• r. mandaatgever: degene die voor zijn bevoegdheid mandaat verleent;

• s. gemandateerde: degene aan wie mandaat is verleend;

• t. volmachtgever: degene die voor zijn bevoegdheid volmacht verleent;

• u. gevolmachtigde: degene aan wie volmacht is verleend;

• v. machtiger: degene die voor zijn bevoegdheid een andere functionaris machtigt;

• w. gemachtigde: degene aan wie een machtiging is verleend;

• x. grensbedrag: een maximumbedrag waarvoor een medewerker, leidinggevende, diensthoofd of portefeuillehouder volmacht krijgt, zoals is omschreven in hoofdstuk 3 van dit besluit;

• y. presidium: het orgaan van de Tweede Kamer als bedoeld in artikel 3.6 van het Reglement van Orde Tweede Kamer;

• z. Avg: Algemene verordening gegevensverwerking;

• aa. Who: Wet hergebruik overheidsgegevens;

• bb. Woo: Wet open overheid.

De structuur van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer en daarmee de portefeuilles zijn vastgesteld conform het in bijlage 1 opgenomen organogram.

Aan de directeur Huisvesting en CIO wordt mandaat, volmacht of machtiging verleend tot:

• a. het uitoefenen van integraal management, tenzij in dit besluit anders is bepaald en voor zover dit ziet op zijn eigen staf;

• b. het nemen van het besluit tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder a, van dit besluit met een diensthoofd of medewerker die rechtstreeks onder de directeur Huisvesting of CIO ressorteert;

• c. het nemen van het besluit tot het overgaan tot het indienen van een verzoek om ontbinding van de arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder d, van dit besluit met een diensthoofd of medewerker die onder de directeur Huisvesting of CIO ressorteert;

• d. het nemen van het besluit tot het indienen van een verzoek om toestemming van het UWV om een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder f, van dit besluit met een diensthoofd of medewerker die rechtsreeks onder de directeur Huisvesting of CIO ressorteert, op te zeggen;

• e. het opleggen van ordemaatregelen of straffen op grond van hoofdstuk 15 van het CAO Rijk;

• f. het nemen van een besluit op een verzoek om hergebruik van informatie op grond van de Who en openbaarmaking of verstrekking van informatie op grond van de Woo, voor zover de informatie alleen ziet op informatie die ressorteert onder de directeur Huisvesting of CIO en geen informatie van het presidium bevat;

• g. de formele afhandeling van verzoeken op grond van de Avg, voor zover de informatie alleen ziet op informatie die ressorteert onder de directeur Huisvesting of CIO;

• h. het uitoefenen van de navolgende rechtshandelingen, voor zover dit ziet op onder diens verantwoordelijkheid vallende staf en met inachtneming van de in hoofdstuk 3 genoemde grensbedragen:

  • i. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

  • ii. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk;

• i. het toekennen van een parkeerplaats in de parkeergarage voor zover de medewerker ressorteert onder portefeuilles van de directeur Huisvesting of CIO.

• 1 Aan het diensthoofd HR wordt volmacht of machtiging verleend tot:

  • a. het aangaan van arbeidsovereenkomsten met medewerkers, na een daartoe strekkend besluit van de portefeuillehouder of het diensthoofd, met uitzondering van de arbeidsovereenkomst met de Griffier, de directeur Huisvesting en de CIO.

  • b. het voeren van verweer en het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie tegen besluiten van uitvoeringsorganisaties;

  • c. het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie en het voeren van verweer bij de geschillencommissie als bedoeld in de CAO Rijk;

  • d. het indienen van een verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter, na een daartoe strekkend besluit van de portefeuillehouder of het diensthoofd;

  • e. het ontbinden van een arbeidsovereenkomst als de kantonrechter goedkeuring heeft gegeven op het verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst zoals genoemd in artikel 4, eerste lid, onder d, van dit besluit;

  • f. het indienen van een verzoek tot toestemming van het UWV om een arbeidsovereenkomst op te zeggen, na een daartoe strekkend besluit van de portefeuillehouder of het diensthoofd;

  • g. het opzeggen van een arbeidsovereenkomst als het UWV goedkeuring heeft gegeven op het verzoek tot opzegging van een arbeidsovereenkomst zoals genoemd in artikel 4, eerste lid, onder f, van dit besluit;

  • h. het afhandelen en laten uitbetalen van een transitievergoeding;

  • i. het uitvoeren van de Wet schadeloosstelling leden van de Tweede Kamer;

  • j. het afhandelen van schadeclaims van bezoekers en ambtenaren.

• 2 Aan het diensthoofd FEZ wordt volmacht en machtiging verleend tot:

  • a. het uitvoeren van het begrotingsbeheer en het dragen van de verantwoordelijkheid voor het kasbeheer;

  • b. het toezicht houden op de begroting, het financieel beheer en de uitvoering hiervan en het coördineren van onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid en de bedrijfsvoering;

  • c. het uitvoeren van de Regeling financiële ondersteuning fracties Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • d. het vaststellen van de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de informatie die is vastgelegd in de administraties die met betrekking tot het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering worden gevoerd;

  • e. het adviseren en ondersteunen van het Auditcomité;

  • f. het vaststellen van de betaallijsten van alle door de portefeuillehouders ter betaling aangeboden betaalstukken;

  • g. het afhandelen van alle door de portefeuillehouders ter betaling aangeboden betaalstukken;

  • h. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op leden van de Tweede Kamer en op derden tot een bedrag van € 5.000,–;

  • i. het buitenrechtelijk invorderen van geldvorderingen van de Staat der Nederlanden c.q. de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • j. het ondertekenen van de financiële maandverantwoording richting Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 3 Het diensthoofd van de dienst Automatisering wordt volmacht verleend tot afsluiten van bruikleenovereenkomsten met Tweede Kamerleden, ambtenaren en derden inzake het verstrekken van computer(s), randapparatuur en andere (technische) apparaten.

• 4 De teamleider Juridische Zaken is in verzoekschrift-, bezwaarschrift- en beroepschriftprocedures – met betrekking tot de Avg, de Who en de Woo – gemachtigd de Tweede Kamer in rechte te vertegenwoordigen en verweer te voeren.

• 1 Aan de diensthoofden wordt volmacht en machtiging verleend tot:

  • a. het uitoefenen van integraal management van de onder hun verantwoordelijkheid vallende dienst, tenzij in dit besluit anders is bepaald;

  • b. het nemen van het besluit tot het aangaan van een dienstverband als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder a, van dit besluit met onder hen ressorterende medewerkers;

  • c. het nemen van het besluit tot het indienen van een verzoek om ontbinding van de arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder d, van dit besluit met onder hen ressorterende medewerkers;

  • d. het nemen van het besluit tot het indienen van een verzoek om toestemming aan het UWV om een arbeidsovereenkomst op te zeggen als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder f, van dit besluit met onder hen ressorterende medewerkers;

  • e. het uitoefenen van de navolgende rechtshandelingen, voor zover dit ziet op de onder hun verantwoordelijkheid vallende dienst en met inachtneming van de in hoofdstuk 3 genoemde grensbedragen:

    • i. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

    • ii. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk;

• 2 Met uitzondering van artikel 5, eerste lid, onder a, van dit besluit wordt aan de leidinggevenden machtiging verleend voor het uitoefenen van integraal management ten aanzien van zijn eigen team, tenzij in dit besluit anders is bepaald.

Directeur Huisvesting, CIO en diensthoofden kunnen onder hen ressorterende medewerkers tijdelijk en schriftelijk mandaat, volmacht of machtiging verlenen voor bepaald omschreven (gedeeltelijke) bevoegdheden.

• 1 De directeur Huisvesting, CIO, diensthoofden, leidinggevenden en medewerkers wordt met dit besluit mandaat, volmacht of machtiging verleend met uitzondering van:

  • a. het beslissen op een melding van een vermoeden van een misstand op grond van paragraaf 13.2 van het CAO Rijk;

  • b. het beslissen op bezwaarschriften in het kader van de uitvoering van de Who en de Woo;

  • c. het aangaan van een nieuwe arbeidsovereenkomst in het geval een medewerker doorwerkt na het bereikt hebben van de AOW-gerechtigde leeftijd;

  • d. met een medewerker overeenkomsten te sluiten, betreffende de beëindiging van hun arbeidsovereenkomst en daarbij al dan niet een regeling te treffen.

Aangelegenheden waarvan de aard zich verzet tegen verlening van mandaat of volmacht zijn in ieder geval beslissingen:

• a. waarvan de aard of de inhoud van een stuk een zodanig gewicht heeft dat het door de Griffier behoort te worden afgedaan;

• b. in strijd met vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget en de vastgestelde formatie (met uitzondering van besluiten waarbij de Ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan);

• c. waarbij een functionaris aangaande personele en financiële aangelegenheden een besluit neemt ten aanzien van zichzelf.

• 1 Met betrekking tot alle financiële taken en bevoegdheden als bedoeld in dit besluit geldt dat:

  • a. portefeuillehouders verplichtingen en betalingen boven € 175.000,– goedkeuren en ondertekenen;

  • b. portefeuillehouders een actieve informatieplicht aan het presidium hebben voor verplichtingen en betalingen boven € 250.000,–;

  • c. portefeuillehouders een actieve informatieplicht hebben aan de Griffier en aan het presidium daar waar het politiek gevoelige verplichtingen of betalingen betreft.

• 2 Over dat wat onder ‘actieve informatieplicht’ en ‘politiek gevoelige verplichtingen en betalingen’ als bedoeld in het voorgaande lid wordt verstaan, kunnen nadere regels worden vastgesteld, waaronder bepalingen over een meldingsprocedure.

• 3 Bij het doorverlenen van bevoegdheden als bedoeld in artikel 6 van dit besluit worden aan de doorverlening de grensbedragen gekoppeld, zoals bedoeld in artikel 9, eerste lid, van dit besluit.

• 1 De diensthoofden zijn bevoegd voor hun dienst de in artikel 5, eerste lid, onder e, van dit besluit genoemde overeenkomsten af te sluiten en opdrachten aan te nemen voor verplichtingen tot een bedrag van € 175.000,– en betalingen te verrichten tot eenzelfde bedrag.

• 2 Voor ondertekening namens de portefeuillehouders of diensthoofden geldt dat:

  • a. de manager afdeling bedrijfsvoering en inkoop bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 175.000,– te ondertekenen;

  • b. de inkoopadviseur bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 75.000,– te ondertekenen;

  • c. de adviseur bedrijfsvoering en inkoop bevoegd is verplichtingen tot een bedrag van € 5.000,– te ondertekenen.

• 1 Indien overeenkomstig artikel 3, onder f, van dit besluit een besluit in mandaat wordt genomen, luidt de ondertekening: De Tweede Kamer der Staten-Generaal, namens deze de Griffier van de Tweede Kamer, namens deze, vervolgens de handtekening met daaronder de functieaanduiding van directeur Huisvesting of Chief Information Officer.

• 2 Indien overeenkomstig de overige artikelen van hoofdstuk 2 van dit besluit door een portefeuillehouder of diensthoofd HR of FEZ in volmacht stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening: De Tweede Kamer der Staten-Generaal, namens deze, de Griffier van de Tweede Kamer, namens deze, en vervolgens de handtekening met daaronder de naam en functieaanduiding van directeur Huisvesting, Chief Information Officer, diensthoofd van de stafdienst Human Resources, diensthoofd van de stafdienst Financieel Economische Zaken, diensthoofd van de dienst Automatisering, manager afdeling bedrijfsvoering en inkoop, inkoopadviseur of adviseur bedrijfsvoering en inkoop.

• 1 De plaatsvervangend Griffier vervangt de Griffier bij afwezigheid en op andere momenten dat de Griffier zijn taken niet kan uitoefenen.

• 2 De directeur Huisvesting en de CIO vervangen elkaar bij afwezigheid en op andere momenten dat zij hun taken niet kunnen uitoefenen.

• 3 De diensthoofden worden bij afwezigheid en op andere momenten dat zij hun taken niet kunnen uitoefenen vervangen door een plaatsvervangend diensthoofd, dat werkzaam is bij de desbetreffende dienst. Mocht een plaatsvervangend diensthoofd hiertoe niet in de gelegenheid zijn, dan vervangt de directeur Huisvesting of de CIO het desbetreffende diensthoofd van de dienst die binnen zijn portefeuille valt.

• 4 De leidinggevenden worden bij afwezigheid en op andere momenten dat zij hun taken niet kunnen uitoefenen, vervangen door een plaatsvervangend leidinggevende, die werkzaam is bij het desbetreffende team. Mocht een plaatsvervangend leidinggevende hiertoe niet in de gelegenheid zijn, dan vervangt het diensthoofd waar het team onder valt de leidinggevende.

• 1 Het diensthoofd FEZ is verantwoordelijk voor (het beheer van) een openbaar register van alle verleende mandaten, volmachten en machtigingen.

• 2 De portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens die in het openbare register moeten worden opgenomen.

• 3 De citeertitel van het openbare register is: ‘Mandaat- volmacht- en machtigingsregister Tweede Kamer der Staten-Generaal’.

Met de inwerkingtreding van onderhavig besluit worden:

• a. het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging ambtelijke Organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2022/1 van 25 april 2022 ingetrokken;

• b. alle op het vorige en oudere besluiten Mandaat, Volmacht en Machtiging ambtelijke Organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal gebaseerde individuele mandaat- en volmachtsbesluiten ingetrokken.

• 1 Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van 30 december 2022.

• 2 Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2023’.