Bestuursreglement werkwijze Ctgb 2024

Het college vergadert ten kantore van het college, tenzij de voorzitter een andere plaats aanwijst. De plaats die door de voorzitter wordt aangewezen voor de vergadering kan wegens bijzondere omstandigheden tevens een digitale omgeving betreffen.

• 1 De vergaderingen van het college vinden plaats volgens een jaarlijks vergaderrooster dat uiterlijk in de laatste collegevergadering van het voorafgaande jaar wordt vastgesteld.

• 2 De voorzitter belegt, indien en zo dikwijls hij dit nodig oordeelt of twee leden hem dit met redenen omkleed verzoeken, een extra vergadering.

• 1 De vergaderingen worden namens de voorzitter door de secretaris schriftelijk bijeengeroepen, met inachtneming van een termijn van ten minste zes werkdagen, de dag van de bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend. In spoedeisende gevallen kan deze termijn worden teruggebracht tot twee werkdagen.

• 2 De bijeenroeping van de vergadering gaat vergezeld van de agenda en de bijbehorende vergaderstukken. Vergaderstukken kunnen worden nagezonden.

• 3 De agenda wordt vijf dagen voor de betreffende vergadering gepubliceerd op de website van het Ctgb.

Om aan de beraadslagingen en de besluitvorming te kunnen deelnemen dient ieder lid op de presentielijst zijn handtekening te hebben geplaatst, tenzij een lid digitaal deelneemt. In dat geval zal de secretaris de aanwezigheid registreren.

De voorzitter kan één of meerdere personen niet-zijnde leden van het college uitnodigen om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 1 Van de beraadslagingen en besluitvorming ter vergadering wordt een verslag opgesteld. Standpunten van individuele leden worden niet in het verslag opgenomen.

• 2 Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering besproken en in de daaropvolgende vergadering vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Het verslag wordt na ondertekening op de website van het Ctgb gepubliceerd.

• 1 Van verhindering een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft het betreffende lid tijdig kennis aan de secretaris.

• 2 De plaatsvervangende leden ontvangen de agenda en de vergaderstukken en zijn gerechtigd de vergaderingen bij te wonen en deel te nemen aan de beraadslagingen.

De vergaderingen van het college zijn besloten.

De plaatsvervangend voorzitter heeft bij verhindering van de voorzitter dezelfde taak als de voorzitter.

Het college verdeelt, voor zover dat nodig wordt geoordeeld, taken onder de leden van het college of maakt anderszins afspraken over het uitvoeren van met de besluitvorming van het college samenhangende werkzaamheden.

• 1 De voorzitter en de secretaris stellen de agenda van de vergaderingen van het college vast.

• 2 De leden van het college kunnen onderwerpen voor agendering bij de secretaris aanmelden.

Onverminderd het bepaalde in artikel 2:33 dienen voor het nemen van besluiten naast de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter ten minste drie leden aanwezig te zijn.

• 1 Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.

• 2 Stemming geschiedt mondeling, tenzij één der leden bij een stemming over personen een schriftelijke stemming verlangt.

• 3 Niet-hoofdelijke stemming is toegestaan, indien geen der aanwezige leden zich daartegen verzet.

• 4 Bij het staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 5 De in artikel 2:7, tweede lid, bedoelde personen hebben geen stemrecht tenzij zij een lid vervangen.

Over onderwerpen, die niet vooraf zijn geagendeerd, kunnen slechts besluiten worden genomen indien geen van de leden zich hiertegen verzet.

• 1 In spoedeisende gevallen kunnen besluiten buiten de vergadering worden genomen door raadpleging van de leden van het college.

• 2 De secretaris formuleert in overleg met de voorzitter het voorstel waarover raadpleging geschiedt.

• 3 Voor het nemen van besluiten dienen naast de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter ten minste drie leden zich uit te spreken.

• 4 Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 5 De in artikel 2:7, tweede lid, bedoelde personen hebben geen stemrecht tenzij zij een lid vervangen.

• 6 De uitkomst van de besluitvorming wordt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering en in het verslag van deze vergadering vastgelegd.

• 1. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming van het college.

• 2. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het college. De secretaris kan zich laten bijstaan door medewerkers van het secretariaat.

• 3. De secretaris draagt zorg voor het beheer van de personele en financiële middelen van het college en zijn secretariaat.

De secretaris legt verantwoording af aan het college over de wijze waarop hij uitvoering heeft gegeven aan het bepaalde in artikel 2:16.

Het college oefent met inachtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde toezicht uit op de taakuitvoering van de secretaris/directeur.

• 1 Het college benoemt een accountant die als taak heeft de financiën te controleren aan de hand van de geldende wet- en regelgeving en binnen het college gemaakte afspraken.

• 2 De accountant rapporteert direct aan het college over zijn bevindingen.

• 1. De secretaris draagt zorg voor zijn plaatsvervanging.

• 2. De wijze waarop de secretaris voorziet in zijn plaatsvervanging behoeft de goedkeuring van het college.

• 1 De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handleiding waarin de wijze waarop het college uitvoering geeft aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is vastgelegd.

• 2 De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handboek, waarin de administratieve procedures voor de besluitvorming van het college zijn vastgelegd. Daarbij wordt aandacht geschonken aan maatregelen ter waarborging van de kwaliteit van deze besluitvorming.

De secretaris biedt jaarlijks aan het college een ontwerp van de begroting alsmede een ontwerp van het werkplan voor het volgende kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat toezending aan Onze Minister daarvan, na vaststelling door het college, kan geschieden vóór 1 oktober. Na vaststelling door het college draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.

De secretaris biedt jaarlijks aan het college een ontwerp van het jaarverslag alsmede een ontwerp van de jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat aanbieding aan Onze Minister en beschikbaarstelling na vaststelling door het college kan geschieden vóór 15 maart. Na vaststelling door het college draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van voortgangrapportages conform het Protocol werkafspraken rijksoverheid – Ctgb.

• 1. De voorzitter is bevoegd om namens het college besluiten te nemen omtrent het afwijzen van een aanvraag, het toelaten van een gewasbeschermingsmiddel of een biocide en het wijzigen, verlengen of intrekken van de toelating van een gewasbeschermingsmiddel of biocide voor zover deze besluiten naar hun inhoud en de te volgen procedure direct voortvloeien uit door het college reeds eerder genomen besluiten.

• 2. De voorzitter is bevoegd om namens het college te beslissen op bezwaarschriften in de gevallen waarbij het primaire besluit niet door het college of de voorzitter genomen is en het bezwaar kennelijk niet ontvankelijk, niet ontvankelijk, kennelijk gegrond of ongegrond is.

• 3. Onder de in het tweede lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften, voor zover daarin afgeweken wordt van het advies van de Adviescommissie voor de bezwaarschriften van het Ctgb.

• 4. De voorzitter is bevoegd om namens het college ambtshalve of op aanvraag de besluiten te nemen die noodzakelijk zijn in verband met een niet zonale uitbreiding van een bestaande toelating met een kleine toepassing(en) als bedoeld in artikel 51 van Verordening (EG) 1107/2009 voor zover de toepassing binnen de risk envelope van de bestaande toelating valt.

• 5. De voorzitter is bevoegd te besluiten over openbaarmaking van de bij het college aanwezige gegevens als bedoeld in artikel 63 van Verordening (EG) nr. 1107/2009, artikel 66 van Verordening (EU) nr. 528/2012, de Wet open overheid en artikel 70 van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden zoals deze luidde vóór de inwerkingtreding van de wet van 6 november 2013.

• 6. De voorzitter is bevoegd om namens het college het dagelijks toezicht op de taakuitvoering van de secretaris uit te oefenen als bedoeld in artikel 2:18.

• 1 De secretaris is bevoegd om namens het college de besluiten te nemen inzake de in bijlage I bij dit reglement opgenomen aangelegenheden, tenzij de besluiten naar hun inhoud of naar de te volgen procedure een behandeling door het college vereisen.

• 2 De secretaris kan waar dit om redenen van doelmatigheid is gewenst medewerkers van het secretariaat de bevoegdheid geven om de in het eerste lid bedoelde besluiten te nemen.

• 3 Ondermandaat als bedoeld in het tweede lid wordt schriftelijk verleend en behoeft de goedkeuring van het college.

• 1 De secretaris/directeur is gevolmachtigd tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de financiële verplichtingen die daarmee zijn gemoeid binnen de door het college goedgekeurde begroting vallen.

• 2 Voor het verrichten van overige privaatrechtelijke rechtshandelingen behoeft de secretaris/directeur toestemming van het college.

• 1 De secretaris is gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen voor zover de inhoud daarvan binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid van het college valt.

• 2 De secretaris kan een medewerker van het secretariaat machtigen tot het verrichten van handelingen als bedoeld in het eerste lid.

• 3 Indien naar het oordeel van de secretaris er geen sprake is van een kwestie die valt binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid, treedt de secretaris in overleg met de voorzitter.

• 1 De voorzitter en de secretaris zijn ieder afzonderlijk en tezamen gerechtigd het college in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

• 2 De secretaris kan medewerkers van het secretariaat aanwijzen die gerechtigd zijn het college te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures.

• 1. De leden van het college zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college en de ministeries waar het college verantwoording aan aflegt voor zover dit het werkterrein van het college betreft. Daarnaast maken de leden geen deel uit van dan wel zijn niet werkzaam voor belanghebbenden bij besluiten van het college.

• 2. De leden van het college doen jaarlijks opgave aan het college van hun belangen, hoofd- en nevenfuncties. Deze opgave wordt door het college openbaar gemaakt.

• 3. De leden accepteren geen geschenken, faciliteiten of diensten bij de uitvoering van hun functie.

• 4. Een lid dat familie- of vriendschapsbetrekkingen onderhoudt met een bij een besluit betrokken belanghebbende, diens bestuurder of vertegenwoordiger, onthoudt zich van beraadslaging en besluitvorming. Hiervan wordt de voorzitter tijdig in kennis gesteld.

• 5. Een lid dat zakelijke betrekkingen heeft met een bij een besluit betrokken belanghebbende, diens bestuurder of vertegenwoordiger, onthoudt zich van deelname beraadslaging en besluitvorming in de vergadering. Onder een zakelijke betrekking wordt mede verstaan betrokkenheid van een lid of de onderzoeksgroep waarvan hij/zij deel uit maakt bij (wetenschappelijk) onderzoek voor of ten behoeve van een belanghebbende. Hiervan wordt de voorzitter tijdig in kennis gesteld.

• 6. Bij twijfel over de toepassing van dit artikel in een concreet geval, treedt een lid in overleg met de voorzitter. Het oordeel van de collegevoorzitter is na overleg met het college beslissend.

• 7. Een lid verstrekt geen vertrouwelijke informatie aan derden.

• 8. Een lid gaat zorgvuldig en correct om met de informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. Het lid zorgt ervoor dat stukken, computerbestanden en gegevensdragers met vertrouwelijke gegevens veilig worden bewaard c.q. vernietigd.

• 9. Een lid maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke of zakelijke betrekkingen gebruik van de in de uitoefening van het lidmaatschap van het college verkregen informatie.

• 10. Met het oog op het voldoen aan de regelgeving inzake de behandeling van vertrouwelijke gegevens en met het oog op het waarborgen van de onafhankelijke positie van de leden van het college ondertekenen de leden een verklaring inzake geheimhouding en onafhankelijkheid.

• 11. De leden zijn in geval van beëindiging van het lidmaatschap verplicht tot geheimhouding over wat hen in het kader van hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt

• 1. Het college kan bepalen dat bij beleidsmatige besluiten een zienswijzeprocedure wordt gevolgd.

• 2. Indien het college voornemens is een toelating te wijzigen of in te trekken, kan de zienswijzeprocedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht worden gevolgd.

• 1 Wijziging van dit bestuursreglement kan slechts geschieden indien het college voltallig is.

• 2 Een besluit tot wijziging is aangenomen indien tenminste vier leden voor de wijziging hebben gestemd.

• 3 Wijziging van dit bestuursreglement kan niet geschieden door middel van de in artikel 2:15 bedoelde raadpleging.

In geschillen over de uitleg van dit bestuursreglement beslist de voorzitter.